суббота, 19 апреля 2014 г.

Почему мы выбираем иерархическую структуру задач

Основой любой системы управления задачами является структура задач, их взаимосвязи и свойства, поэтому нашу серию статей о теоретических основах Biario мы начинаем с рассказа об используемой нами структуре задач. Мы проанализируем текущую ситуацию, рассмотрим плюсы и минусы различных подходов, покажем, какие возможности открывает выбранный нами подход, и расскажем о наших планах.

Иерархическая структура задач часто используется при составлении списков задач и присутствует во многих программах. Конечно, на бумаге обычно проще написать линейный список, но когда этот процесс автоматизирован, все собрано в одном месте, нередко используется иерархия. Это издавна знакомо многим пользователям различных программ от систем управления проектами до всевозможных иерархических todo-листов.
Иерархическая структура задач поиска работы и рассылки резюме
Потом взяло верх стремление к простоте, и появилось огромное число средств ведения задач в виде линейных списков, рассчитанных на массового пользователя. К настоящему моменту мы наблюдаем обратную тенденцию к иерархии и своего рода балансу между простотой и функциональностью. То тут, то там появляются вложенные списки задач, возможность добавления подзадач, потому что многим людям не хватает обычных линейных списков. Это как раз та ситуация, когда иерархия и неограниченная степень вложенности пугают, а простота линейного списка ограничивает и запутывает.

Обоснование нашего выбора

Мы же решили пойти дальше и использовать именно неограниченную иерархию. Неограниченную условно, конечно, но в любом случае это уже не один и не два уровня вложенности. С одной стороны использование иерархии при ведении задач требует некоторых мысленных усилий — необходимо задуматься о том, как организовать структуру задач, а затем поддерживать ее в порядке. Но мы создаем инструмент для людей, которые хотят думать и которых не пугает такая перспектива в обмен на определенные преимущества. С другой стороны иерархия открывает большие возможности, которые мы как раз и хотим использовать. Давайте рассмотрим эти преимущества и возможности.
  • Иерархия помогает мыслить. Детализируя задачу на подзадачи, вы уже на этапе постановки задачи начинаете решать ее. Что и в каком порядке предстоит сделать, к кому обратиться, что для этого потребуется — все эти вопросы продумываются уже при создании подзадач.
  • Иерархия помогает планировать задачи. «Первый этап будет сделан в весной, а второй — летом». «Бегать я начну в июне, а в июле — куплю спортивные часы для бега». Вложенные задачи можно планировать на разных уровнях и на разные периоды. Об этом мы расскажем в отдельной статье про многоуровневое планирование.Многоуровневое планирование задач на различные периоды
  • Иерархия помогает приближаться к достижению целей.
    Отслеживание хода выполнения задач
    Как известно, слона лучше есть по частям, а сложную крупную задачу начинать выполнять с простых и понятных. Разделите большую и неподъемную задачу на этапы, по каждому этапу пропишите задачи, которые уже понятны. Затем остается только выделить конкретные шаги, с которыми вы справиться можете, — и вперед! Постепенно вы понимаете, что все реализуемо, и задача уже кажется не такой страшной как вначале. Таким образом, иерархия подводит непосредственно к выполнению сложной задачи, а затем позволяет приблизиться к ее завершению и достижению желанной цели.
  • Иерархия помогает делегировать задачи и отслеживать их исполнение.
    В случае совместной работы или даже при планировании задач, связанных с другими людьми, бывает полезно разделять задачи по людям. Более того, если человек, которому вы делегируете задачу, тоже детализирует эту задачу на более мелкие и будет отслеживать прогресс их выполнения, на верхнем уровне у вас будет реалистичная картина о ходе каждой делегированной задачи.

Сравнение иерархических задач с другими подходами

По сравнению с иерархией линейные списки задач кажутся более простыми. Они не заставляют напрягаться: казалось бы, записывай задачи и ни о чем не забудешь, по выполнении ставь галочки и наслаждайся. На практике все оказывается гораздо хитрее.

Если рассматривать единый линейный список, то очевидно, что при записи в него всех возникающих задач, вскоре он разрастется до сложно обозримых и воспринимаемых масштабов. Некоторым спасением могут быть категоризация и приоритезация задач, но даже они не позволяют увидеть полную картину. Иерархия в этом плане более обозрима — на любом уровне можно понять состав задач и при необходимости ход их выполнения.

Неким компромиссом являются списки задач внутри общего списка. В таком варианте можно обозревать основные задачи, а при концентрации на одной из них погружаться в ее детали, ставить более мелкие подзадачи, отслеживать их прогресс. Правда, часто этот прогресс не связан с самой задачей, а тем более с другими задачами. С точки зрения «поедания слона» это может быть полезно, но целостной картины, к сожалению, не получится.

Кроме того, при составлении любого рода линейных списков всегда нужно помнить о размерах задач.
Желательно, чтобы они были примерно одинаковые по сложности или времени выполнения, еще лучше по тому и другому. Если же этого не получилось, то возникает потребность большую задачу разбить на более мелкие, а такая возможность есть не всегда (если рассматривать специализированное ПО). Или наоборот изначально понятно, что задача большая и сложная, даже есть план, как ее сделать, но плодить множество похожих задач тоже не хочется. Поэтому нередко крупная задача так и остается как есть одна, а в таком случае вся работа, связанная с ней, выполняется иными средствами (в голове, на бумаге или где-нибудь еще).


Как можно увидеть на примерах, мы считаем иерархическую структуру задач основой управления задачами. Именно на базе иерархии задач строятся все основные функции Biario — постановка и приоритезация задач, их планирование и выполнение, учет времени и просмотр отчетов. Именно она связывает друг с другом все эти функциональные области и при этом дает значительную гибкость.

В нашей системе всегда будет возможность создавать иерархическую структуру задач, и она всегда будет бесплатной. В чуть более далеком будущем, когда Biario будет предоставлять возможности совместной работы, такая структура позволит более удобно делегировать задачи, а их исполнителям детализировать и выполнять их.

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.