четверг, 17 августа 2017 г.

Встроенные привычки: Как важно планировать каждую минуту своего дня

Перевод с английского.
Оригинал: Cal Newport. Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day.

Временные блоки

На картинке выше изображен мой план некоторой среды этого месяца. Чтобы составить его, мне потребовался всего лишь один листок обычной бумаги из блокнота на пружине. Я разделил его на две колонки. В левой колонке я отвел по две строчки на каждый час своего дня, а затем разделил это время на блоки с указанием конкретных дел. В правую колонку я добавляю пояснения к блокам, когда это нужно.

Обратите внимание, что я намеренно оставляю свободное место рядом с моими временными блоками. Это позволяет мне вносить корректировки по мере необходимости, если вдруг возникнут неожиданные изменения в планах:


Я называю этот метод временными блоками. Я серьезно отношусь к нему, каждый вечер выделяя на подготовку плана следующего дня от 10 до 20 минут. При планировании я сверяюсь со своими списками задач и календарями, а также заметками к недельным и квартальным планам. Моя цель — удостовериться, что я иду в верном направлении с нужной скоростью и успеваю в срок.

На мой взгляд, такой способ планирования похож на шахматную партию с блоками задач, разнесенными и упорядоченными таким образом, что проекты, большие и малые, все успешно приходят к завершению, оставляя при этом еще и достаточное количество свободного времени.

Три сомнения

Иногда меня спрашивают, зачем я заморачиваюсь с таким детальным планированием. Мой ответ прост: это делает меня значительно более продуктивным! 40-часовая неделя, спланированная временными блоками, по моим оценкам дает на выходе такой же результат, что 60 и более часов в неделю без какой-либо структуры.

Иногда меня спрашивают, как временные блоки сработают в случае процессной деятельности, когда невозможно сказать заранее, какие обязательства возникнут в конкретный день. Мой ответ снова прост: периоды продолжающейся работы можно также спланировать блоками, как и любые другие обязанности. Даже если вы, например, блокируете на процессную деятельность большую часть своего дня, тот факт, что вы управляете своим графиком, позволит выделять небольшие блоки на более конкретные задачи.

(Еще один хороший способ в данной ситуации — добавлять в блоки процессной деятельности второстепенные задачи: например, «обрабатывать заявки клиентов; если у меня будет простой в этом блоке, работать над проектом X»).

Иногда меня спрашивают, не будет ли такой жесткий контроль времени подавлять творческие способности. Мне понятно ваше беспокойство, но это самое настоящее заблуждение. Если вы сами управляете своим графиком, (1) вы можете ручаться за то, что вы постоянно направляете свои усилия на творчество, и (2) отсутствие стресса, обусловленное чувством организованности, позволяет глубже окунуться в творческую работу и получить больше отдачи.

Если у вас все еще остались сомнения, прочтите книгу Мейсона Карри «Режим Гения»: очень немногие из всем известных творческих личностей, которые он описывает, имели привычку «работать, только когда чувствую вдохновение» — наоборот они управляли своим днем и поэтому могли управлять своим творчеством.

В заключение

В том, что касается работы, я испытываю неудобство, если не управляю своим временем. Если вы серьезно относитесь к своей работе и нацелены на высокий результат, должно быть, вы испытываете те же чувства. Использование электронной почты для организации своего дня допустимо для специалиста начального уровня или представителя офисного планктона, но лучшие работники относятся к своему времени как лучшие инвесторы к своему капиталу — как к ресурсу для получения максимальной отдачи.

От Uniremis

Название метода, описанного автором, по-английски звучит как “time blocking”, что представляет собой игру слов: «блокирование или бронирование времени» и «временные блоки». Эти самые блоки и являются теми самыми кирпичиками, бронирующими время на определенные задачи и виды деятельности.

Именно такой подход реализован нами в Biario: перенося задачу в модуле «Планы» из списка в календарь, вы резервируете на нее время в своем плане и аналогично автору можете наглядно видеть, как соотносятся ваши задачи в календаре. Более того, в нашем веб-приложении вы можете изменять план столько, сколько это требуется в зависимости от ситуации. Мы рекомендуем вносить в Biario все свои задачи, составлять план на следующий день накануне вечером, а в течение дня делать изменения в зависимости от ситуации. И тогда своим временем будете распоряжаться именно вы, а не кто-либо другой!

четверг, 3 августа 2017 г.

Поиск по задачам и заметкам

Сейчас самое время открыть приложение Biario, потому что мы реализовали новую функцию глобального поиска задач и заметок! Теперь вы быстрее придете к своей цели — Biario в считанные мгновения находит то, что вам нужно, а вы экономите свое время.


Покажем, как работает и насколько удобна новая функция поиска. В верхней панели главной навигации теперь расположено универсальное поле поискового запроса. Набрав в нем три и более символа, вы сможете здесь же увидеть наиболее подходящие результаты.

На данный момент поиск ведется по названиям всех задач и текстам простых заметок аккаунта пользователя. Заметки Evernote, поддерживаемые через интеграцию с Evernote, пока исключены из поиска. Найденные задачи и заметки отображаются в результатах соответствующими иконками, а слова, совпадающие с запросом, выделяются в них подсветкой. Сами результаты упорядочены по релевантности поисковому запросу так, что наиболее подходящие вы увидите сверху.

В списке быстрого поиска отображается до десяти наиболее релевантных результатов. Чтобы увидеть все результаты, нажмите кнопку внизу списка. В списке всех результатов отображается количество найденных элементов и в отличие от краткого списка приводится их полное содержимое.


Пожалуй, главной функцией поиска является возможность перехода к выбранному результату как из краткого, так и из полного списка. Для этого в списке быстрого поиска достаточно просто нажать на выбранный элемент, а в полном списке результатов — нажать на оранжевую стрелку в правой части элемента. В зависимости от выбранного элемента возможны три сценария:
  • При выборе задачи переход всегда осуществляется к этой задаче в дереве модуля «Задачи».
  • При выборе заметки, не привязанной ни к одной из задач, происходит переход к этой заметке в модуле «Входящие».
  • При выборе заметки, привязанной к некоторой задаче, открывается эта задача в модуле «Задачи» и ее панель «Заметки».
Таким образом, если вы хотя бы приблизительно помните, о чем задача, но не можете вспомнить ее местонахождение в дереве, либо хотите найти, где хранится нужная вам информация, с помощью такого поиска вы сможете найти задачу или заметку буквально за 5-10 секунд. Если вы активно работаете с Biario, наверняка у вас уже много задач, а их иерархия обширна. Глобальный поиск поможет вам определить тип записи и ее местонахождение, сэкономив ваше время на ручной поиск.

Записывайте в Biario нужную и важную для вас информацию, и благодаря поиску она всегда будет у вас под рукой!

Текущая реализация поиска работает по простому совпадению одного или нескольких слов поискового запроса. При этом учитываются слова не менее трех символов. В дальнейшем мы планируем реализовать расширенный поиск с использованием логических выражений и распространить его на другие типы объектов — контексты, контакты, заметки Evernote и другие типы данных, которые будут поддерживаться модулем «Входящие».


Кроме того, в этой версии для более комфортной работы с Biario мы оптимизировали прокрутку в календаре и списке задач, за счет этого увеличив ее скорость при большом количестве отображаемых элементов. Также мы исправили дефект с работой кнопки отображения/скрытия завершенных задач в модуле «Задачи». Все это благодаря вашим сообщениям, которые мы постоянно проверяем и держим руку на пульсе ваших потребностей! Будем рады услышать ваши впечатления от нового поиска и ждем новых сообщений!