пятница, 6 июня 2014 г.

Личный краткосрочный план: как планировать день и неделю

Наша жизнь насыщена различными событиями и делами. Одни дела мы придумываем себе сами, другие — приходят в нашу жизнь независимо от нашего желания. Очень важно при этом иметь ответы на следующие вопросы: куда я двигаюсь, помогает ли то, что я делаю, в достижении моих целей, и насколько все эти дела гармонично сочетаются друг с другом в моей жизни.

Часто люди не представляют, как сложится их день, а тем более крупные периоды (месяц, год, жизнь). Многие из нас готовы плыть по течению и в лучшем случае довольствоваться процессом выполнения дел, появляющихся на нашем пути. Получать удовольствие от процесса действительно очень важно, но не менее важно помнить, для чего мы занимаемся той или иной деятельностью. Слушая себя внимательно, мы сможем понять, что именно следует делать в тот или иной промежуток времени, а также как дела из разных сфер нашей жизни сочетаются друг с другом, и насколько такое сочетание комфортно для нас. Одним из инструментов, дающих ответы на эти вопросы и позволяющих придерживаться намеченных целей, является краткосрочный план.

Краткосрочный план — это список дел на предстоящие часы и дни, обычно на сегодня-завтра, максимум на текущую неделю. Многие не имеют такого плана и находят этому различные оправдания:
  • «Ситуация так быстро меняется, что никакой план не поможет, а на его составление только уходит время». Ситуация действительно часто меняется, но на большинство дел, сваливающиеся на наши головы, оказывать влияние мы можем: договориться с руководителем о сроке сдачи работы, назначить визит в автосервис на удобное время, отложить поездку в час-пик вместо того, чтобы стоять в пробке. Конечно, бывают такие дела, которые сваливаются неожиданно, их нужно просто сделать и все, но согласитесь, что наша жизнь не состоит только из таких событий.
  • «Планы убивают творчество» — самое настоящее оправдание. Легче всего ничего не делать и называть это творчеством, оправдывая отсутствие планов. Творчество заключается не в блуждании от одной задачи к другой, а в реализации самой задачи, и здесь огромное поле для творчества. Если планы составлены творчески, учитывают цели, дают результат и приносят удовлетворение, это и есть творчество!
  • «Планировать следует только жестко привязанные ко времени задачи». Актуально, скорее, для бумажных ежедневников — уж если встреча запланирована, то с большой вероятностью она состоится, и не надо будет ничего перечеркивать. Дела, которые могут быть выполнены практически в любое время и по несколько раз переносятся, действительно непросто представить на бумаге. Но в наш век стремительно развивающихся технологий для этого нет никаких преград: планируй, переноси, отменяй, снова планируй столько сколько нужно! При необходимости можно посмотреть в отдельном календаре задачи, жестко привязанные ко времени, а можно смотреть все задачи вместе. Последнее и будет тот самый план на день — задачи, на которых нужно и хочется сфокусироваться в течение дня.
Пример бумажного плана на неделю
Пример бумажного плана на неделю (источник: Блог Алии Беляевой о поиске работы)
Таким образом, грамотно составленный краткосрочный план:
  • Соответствует целям. Краткосрочный план соответствует долгосрочному плану и «работает» на него. Если посмотреть в долгосрочный план (например, цели на год или ближайшие пять лет) и спросить себя: «А что я сегодня делаю такого, чтобы приблизиться к достижению этой цели?», то ответ должен быть в краткосрочном плане.
  • Задает канву дня и позволяет придерживаться ее. Всегда можно свериться, что́ в данный момент по плану, на чем нужно сконцентрироваться. Все остальное нужно отбросить, или изменить план, если он перестал соответствовать действительности.
  • Настраивает на выполнение дел и позволяет спланировать зависимости. Обозревая важные дела на ближайшее время, можно понять, что еще нужно сделать в связи с этим. Например, вы смотрите в календарь и видите, что сегодня вы в офисе, завтра едете к клиенту, а на выходных идете с ребенком на праздник. Сразу прокручиваются мысли: что нужно подготовить для клиента, как собрать ребенка на праздник и т.д. При необходимости эти дела тоже планируются.
  • Придает гибкость на случай непредвиденных обстоятельств. План, в котором подряд идут жестко запланированные по времени мероприятия, неудобен, ему сложно следовать, хотя многие так и живут. Гораздо удобнее жестко привязанные ко времени мероприятия разбавлять задачами, которые могут быть выполнены практически в любое время. Такой план дает больше свободы, а если обстоятельства изменились, под них легко можно подстроиться.
Особенно важно иметь план при большом потоке дел. Это организует. Но еще важнее составить такой план, при котором результаты будут качественные, а от выполнения дел получено удовольствие. Одни задачи требуют полного погружения, для других решение уже известно, его лишь нужно реализовать. Одни задачи длительные, другие можно сделать за 5 минут. Также существуют зависимости от различных обстоятельств, людей и условий. Кроме того, стоит помнить и о своих личных особенностях: в какие периоды времени для вас более продуктивна умственная работа, а в какие — физическая, когда вы встаете и когда ложитесь спать. Все это нужно учитывать при составлении плана.

План на неделю

При выполнении плана полезно руководствоваться определенными правилами. Если задачи в плане примерно одинаково важны, в этом случае поможет ограничение по времени (timeboxing). Приступая к задаче, вы говорите себе, что будете заниматься ей не более чем указано в плане (например, полчаса или час). Благодаря такому искусственному ограничению вы не превысите планового времени, получите определенный результат (возможно, близкий к ожиданиям) и смело перейдете к следующей задаче, такой же важной как и предыдущая.

Если важно завершить задачу и получить определенный результат, а другие дела явно менее важные, то важной задаче стоит уделить больше времени и довести ее до конца. Пусть времени на некоторые другие дела не останется, но вы будете довольны результатом. При этом план все равно работает как своего рода ограничитель времени — не стоит увлекаться перфекционизмом, если изначально отведенное время истекло.

В случае большой вероятности изменения планов в силу специфики своей работы (например, менеджера), новых задач (начало нового проекта, встреча с новыми людьми) или внешних обстоятельств (большое число пересадок на разных видах транспорта) в плане следует закладывать промежутки времени на различные отклонения от него. Доля таких «окон» может составлять 30% от всего времени такой деятельности в день (например, рабочего дня). Люди, работающие самостоятельно и у которых вероятность отвлечения мала, могут позволить себе планировать 100% своего времени. А тем, кто общается с большим числом других людей, бывает в разных местах в течение дня, стоит заложить до 50% времени на такие «окна».

Наконец, следует отметить, что план может (и должен) быть составлен в спокойной обстановке и заранее. Идеальный вариант — перед сном подвести итоги прошедшего дня, составить план на день грядущий, а утром просмотреть план на день и скорректировать его с учетом новых вводных (писем, звонков, мыслей, снов…). Время отхода ко сну и вскоре после пробуждения (когда бы по факту это не происходило) для большинства людей — это то время, когда они могут побыть наедине с собой и составить такую канву, которая поможет им двигаться дальше в нужном направлении. Когда день уже в разгаре, часто нет возможности подумать о планах, надо просто делать. Если будущий день продуман еще до его начала, появляется чувство большего спокойствия и уверенности. А что у вас по плану после чтения этой статьи?

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.