четверг, 22 марта 2018 г.

Временные блоки — секретное оружие для лучшей концентрации!

Перевод с английского.
Оригинал: Rob Nightingale. Time Blocking — the secret weapon for better focus.

Вы ищете способы как более эффективно организовать ваш рабочий день? Попробуйте Временные блоки.

Несколько месяцев назад я наткнулся на блестящую статью Кэла Ньюпорта о временных блоках, лайфхаке, который помогает вам максимально эффективно использовать свой рабочий день, распределяя конкретные задачи по конкретным временным блокам. Эта идея основана на законе Паркинсона, суть которого в том, что мы склонны растягивать работу, чтобы попросту занять все время, выделенное на ее выполнение.

Для кого-то планирование задач таким жестким образом может показаться противоречащим здравому смыслу. Но если у вас много скопившихся дел, которые необходимо обязательно выполнить к определенному сроку, временные блоки могут помочь вам придерживаться графика несмотря на постоянные отвлекающие факторы, прокрастинацию и не продуктивную мультизадачность.

Ньюпорт обычно выделяет 15-20 минут в конце каждого дня для планирования временных блоков на следующий день, с общей целью «убедиться, что идешь в верном направлении с нужной скоростью, чтобы уложиться в заданный срок». Его теория заключается в том, что “40 часовая рабочая неделя, поделенная на временные блоки, по итогам дает тот же результат, что и не структурированная 60+ часовая рабочая неделя”. Сложно устоять против искушения испытать на себе этот лайфхак, обещающий возможное повышение производительности на 50% (особенно в том, что касается вдумчивой, напряженной работы).

Уделите время планированию

Если у вас возник соблазн попробовать этот метод, первое, что вам следует сделать, это выделить немного времени на составление списка дел, которые необходимо завершить до конца недели. Решите, что именно определит неделю как успешно проведенную.

Выпишете 3-5 самых важных задач, которые вам необходимо завершить, а также любые другие необходимые (не обязательно важные) задачи, которые вам просто нужно сделать. Затем, если у вас 8-часовой рабочий день, распределите эти 8 часов на блоки разных размеров, каждый блок должен быть выделен под определенную задачу (или ряд задач) — важные и необходимые — над которыми вам нужно работать. Отличным инструментом для этого может быть календарь Google, но также подойдет и простой лист бумаги.

Ниже вы вы можете увидеть простой пример (всего на один день), который я использовал недавно, хотя вы, конечно, можете проработать свой вариант гораздо более детально. Постарайтесь так распределить свои задачи на неделю, чтобы достичь всех поставленных целей без надрыва.


Перед тем, как с головой погрузиться в это, есть несколько вещей, которые следует принять во внимание.

Будьте честными с собой

Не пытайтесь втиснуть слишком много в один день. Крайне легко недооценить, как долго будет выполняться задача, особенно если вы считаете, что будете на 50% продуктивнее, чем обычно. Если вы из тех людей, кто никогда не вел учет времени, потребуется немного времени, чтобы освоиться с ним.

Вам нужно определить, сколько в среднем времени вы тратите на разбор электронной почты. Также вам нужно точно знать, как долго вы можете удерживать концентрацию на сложной мыслительной работе. Если вы выделите четыре часа на работу, требующую вдумчивости, но на самом деле можете глубоко концентрироваться только на протяжении двух часов (к примеру), вы потратите два часа впустую, хотя можно было бы посвятить их менее сложным задачам.

Когда вы лучше поймете, как вы работаете, и сколько времени на самом деле занимает каждая задача, ваша оценка временных блоков будет становиться все более точной, помогая вам таким образом становиться более продуктивным.

Вы также можете использовать временные блоки для процессной деятельности

Если большая доля вашей работы возникает стихийно, вы можете подумать, что данный метод в вашем случае не сработает. Но, к счастью, вы также можете выделить временные блоки для незапланированных задач, чтобы избежать 8-часовой игры в пинг-понг на работе.

К примеру…

Если большая доля вашей работы связана с электронной почтой, запланируйте по 30 минут каждые два часа на “входящие” (Кажется сложным? Добавьте информации к вашей подписи, чтобы известить людей, что вы проверяете почту всего несколько раз в день, чтобы сохранять продуктивность). Если вам нужно принимать звонки на работе вместо того, чтобы брать трубку каждый раз, когда звонит телефон, включите автоответчик и запланируйте несколько периодов в течении дня, когда вы отвечаете на сообщения. Это поможет вам не прерывать другие временные блоки, позволяя выполнить вашу работу наилучшим образом.

Устраните отвлекающие факторы

Блокирование времени, конечно, хорошо и правильно в теории, но если вы не придерживаетесь этих принципов на практике, вы обречены на провал.

Если вы настраиваете себя на пару часов вдумчивой работы с открытой вкладкой Facebook, телефоном в полной готовности принимать звонки, а ваши коллеги чувствуют, что могут отвлечь вас в любой момент, вы сами готовите себе ловушку.

Убедитесь, что другие люди знают, что им не следует вас дергать (работа в наушниках может значительно сократить количество обращений к вам). Отключите телефон. Выйдете из социальных сетей. Закройте все ненужные вкладки и сконцентрируйтесь на конкретной задаче в выделенное под нее время. Часто вы будете удивлены тем, как много вам удается сделать.

Не будьте слишком конкретными

Это отчасти относится к свойственной человеку неспособности предсказать сколько времени реально займут дела. Даже когда у нас хватает мотивации выполнить задачу, но мы слишком конкретны с временными блоками (например, “30 минут на бронирование места проведения вечеринки”), то если мы затем не находим в течении 30 минут подходящее место, мы уже терпим неудачу. Вместо этого оставляйте ваши блоки относительно нечеткими, и в то же время работайте над совершенно конкретной целью.

Например, “30 минут на организацию вечеринки” — хороший вариант. Вместо забронированного места проведения результатом 30 минутного блока может быть список возможных мест. Таким образом вы как минимум продвинулись в выполнении задачи!

Вот такие быстрые победы — это то, что поддерживает в вас мотивацию продолжать работу в системах личной эффективности подобного типа.

Временные блоки не означают отсутствие выбора

Некоторые люди ненавидят отсутствие выбора в течении дня и опасаются, что временные блоки приводят к полному отсутствию альтернатив. Однако, это не тот случай. К примеру, возьмите мой личный Google календарь, представленный выше.

“Написание статей” — намерено нечеткая задача. У меня есть ряд статей, и я могу работать над любой из них в любое время, таким образом, на протяжении этого временного блока, я могу выбрать ту статью, которая в данный момент меня больше всего интересует. Суть в том, чтобы быть уверенным, что я точно уделяю каждый день какое-то время писательству, независимо от того, что именно я пишу.

Ведите подробные заметки

Если вам в течении дня нужно регулярно переключаться с одного задания на другое, чтобы включиться в новую задачу, вы можете затратить слишком много времени. Если я завершил свои телефонные разговоры к 12:30 и приступаю к вдумчивой работе, мне нужно знать, что я легко могу войти в правильный мысленный настрой, чтобы терять как можно меньше времени. Чтобы сделать это, я веду подробные заметки на бумаге или в моем Google календаре о том, где я, на чем я остановился в прошлый раз, когда работал над этим проектом, с какими проблемами я столкнулся, в чем продвинулся и каким будет следующий шаг на пути к достижению цели. Уделяйте несколько минут в конце каждого временного блока на написание таких заметок, чтобы вы смогли перейти к следующему блоку с ясным умом.

Регулярно проводите анализ

В конце каждой недели, месяца, квартала (смотря что подходит вам), проводите пересмотр разных проектов, над которыми вы работали, чтобы понять, как работает подход временных блоков в вашем случае, и определить, для каких проектов вам нужно выделить больше временных блоков. Это единственный реальный способ узнать, как эффективно распределять время. Во время анализа задайте себе следующие вопросы по каждому проекту:
  1. Что мне удалось завершить с момента прошлого анализа?
  2. Какие задачи нужно выполнить до следующего анализа?
  3. На каком этапе я нахожусь по каждому из проектов?
С таким обзором вы будете в более выгодном положении для принятия решений на будущее.

Изучите свои биологические часы

Определите, в какое время дня вы наиболее продуктивны и запланируйте свои временные блоки соответственно (для ознакомления с работой биологических часов рекомендуем статью "Circadian and Ultradian rhythms"). Многие авторы считают, что у них творческий подъем в утреннее время. Если вы знаете, что сможете лучше сосредоточиться в период раннего вечера, организуйте свои временные блоки так, чтобы максимально использовать это время и осуществить ваши главные приоритеты на неделю.

Не будьте слишком профессиональным

Делу час, игре минута — Джо поэтому зануда. Убедитесь, что вы включаете отдых в план каждого своего дня. Выделите время на любимых людей. Время для себя. Время на спорт. Время на шоппинг к Рождеству. Время, чтобы ничего не делать. Иначе вы сместите все это на обочину вашей жизни, и обнаружите, что вы всегда в курсе дел, когда речь идет о работе, и совершенно отстали в вопросах личной жизни.

Используйте напоминания, которые действительно работают

Будь то всплывающее окно календаря, напоминание по электронной почте или таймер на телефоне, вам нужно убедиться, что вы настроили функцию напоминаний, и вы уверены, что будете им следовать. Если вы хотите работать на 10 минут дольше по каждой задаче, вы скоро начнете отставать по другим проектам. Стоит ли это того? Убедитесь, что вы знаете, когда заканчивается ваш временной блок, чтобы войти в правильный мысленный настрой для перехода к следующему блоку.

В сущности, временные блоки — это простая практика разделения вашего дня на периоды времени, и, если придерживаться этого, мы сможем достигать того, что нам нужно, соответственно, снижать уровень стресса. Конечно, могут быть проблемы с мотивацией, со способностью определить, как долго займут дела, и непредвиденные отвлекающие факторы. Но использование этого метода может помочь нам сократить прокрастинацию и пустую трату времени, сделать рабочии дни более эффективными и вернуть нам личное время.

От Uniremis:

Метод, описанный в этой статье, по-английски звучит как “time blocking”, что представляет собой разделение времени на периоды, называемые блоками. Для наглядного планирования автор предлагает представление своего рабочего и личного времени как состоящего из определенного количества таких блоков соответственно нашим целям и задачам.

Данный метод отлично сочетается с возможностями Biario:
  • учет времени позволяет понять продолжительность типичных задач;
  • на основании данных учета времени Biario позволяет планировать задачи с точностью до 30 минут;
  • вы можете планировать как конкретные задачи, так и только виды деятельности или проекты, как рекомендует автор статьи;
  • учет времени задач помогает проанализировать соответствие планов и реальности.
Попробуйте метод временных блоков в Biario и убедитесь, что вы можете достичь большего!

А вы когда либо использовали такой “лайфхак” для личной эффективности? Как он сработал у вас? Какие инструменты вы используете, чтобы планировать время как следует?

Вам также будет интересна статья Встроенные привычки: Как важно планировать каждую минуту своего дня

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.