Ретроспективный учет времени: зачем он нужен и как его вести

В современном мире перед нами встает все больше и больше задач, появляется больше возможностей и больше желаний. Часто кажется, что время утекает сквозь пальцы, а дни летят один за другим, нередко запланированные задачи остаются не выполненными, а желаемые цели не достигаются. Мы задаемся вопросами: «На что уходит наше время?», «Что остается в результате нашей деятельности?», «Как более эффективно использовать время?» Одним из методов повышения эффективности использования времени является учет времени, или хронометраж. Данная статья рассказывает о целях учета времени и подходах к нему, а также показывает определенные преимущества ретроспективного учета времени.

Для начала определимся с самим понятием учета времени. Учет времени, или хронометраж, — это фиксация затрат времени на выполнение задач или действий. Цели учета времени могут быть различными, и вести его тоже можно по-разному: с различной точностью, в течение различных периодов, по всем своим действиям или только по наиболее важным задачам, и так далее.

Итак, для чего стоит вести учет времени? Рассмотрим основные цели:

• Заполнение таймшитов на работе. Довольно распространенное понимание учета времени. В таком случае говорят «учет рабочего времени». Обычно ведение такого учета времени является требованием работодателя, и это воспринимается как некая лишняя обязанность. Люди, работающие на повременной оплате, с большим вниманием относятся к учету рабочего времени, потому что в соответствии с ним получают оплату своего труда. В любом случае, введя учет времени на задачи в свою повседневную жизнь, можно перевести это из категории неприятных обязанностей в полезную привычку, которая еще позволяет более эффективно организовать работу, ускорить подготовку отчетов для работодателя и даже повысить их точность.
• Анализ потраченного времени. Независимо от того, каким способом ведется учет времени, результатом будут записи о том, чем человек занимался, когда и в течение какого времени. Суммируя эту информацию, можно понять, сколько времени на что ушло за определенный период. В зависимости от того, по каким видам деятельности велся учет времени, можно узнать, например, сколько времени в неделю на самом деле было уделено работе, общению с семьей, с друзьями, походам по магазинам, сну и т.д.
• Сравнение фактического времени с плановым. У всех нас есть некоторые обязательства и ограничения, связанные со временем, которое мы уделяем тем или иным проектам. В соответствии с этим можно составить план распределения нашего времени. Например, работа — 40 часов в неделю (в будни), сон — 7 часов в день, активная физическая нагрузка — 4 часа в неделю и т.д. По результатам учета времени можно сравнить, насколько заданный план по времени был выполнен. А без достаточных вложений времени, как известно, крайне сложно получить выдающиеся результаты.
• Осмысление сделанного, подведение итогов. Записывая выполненные задачи и анализируя эти записи, можно увидеть свои достижения за тот или иной период времени, прочувствовать это время и понять, что следует изменить. На более детальном уровне можно буквально пропускать через себя каждый час (или даже меньший период) своей жизни, записывая основной его результат. При таком осмыслении результатов приходит понимание того, как все это связано с долгосрочными целями, что нужно изменить в своей повседневной деятельности, ввести в обиход полезные привычки, избавиться от вредных. В большей степени это соответствует подходу, который мы называем ретроспективным учетом времени.

• Продолжительность: учет времени можно вести постоянно (в течение нескольких или многих лет) или эпизодически (например, раз в год в течение недели). Александр Александрович Любищев, которого можно назвать одним из основоположников хронометража, в течение 56 лет вел учет времени ежедневно с точностью до десяти минут. Повторить такое способны далеко немногие, поэтому для начала полезно учитывать время в течение некоторого времени. Это позволит понять особенности своего образа жизни и, скорее всего,  уже это подтолкнет к некоторым его изменениям.
• Круг задач: можно задаться целью вести хронометраж по всем своим задачам 24 часа в сутки, а можно сконцентрироваться лишь на их определенной части — например, рабочих или учебных задачах либо наоборот всем, что связано с внерабочими действиями, отвлечениями от работы и даже вредными привычками.
• Способ: вручную, автоматически или автоматизировано. В первую очередь способ определяет инструмент, с помощью которого ведется учет.

• Самым старым и испробованным многими способом является учет времени в блокноте. Он удобен тем, что блокнот всегда находится под рукой, не требует электричества и предоставляет значительную свободу в выборе формы учета, правда, такая свобода и отсутствие автоматизации приводит к тому, что на анализ собираемых данных требуется много времени и сил. Кроме того, записи путаются, теряются и даже становятся непонятными самому себе за давностью лет. Поэтому такой способ хорош для начала, чтобы сделать первый шаг, открыть для себя наиболее важные резервы. Попробовав такой учет времени, многие автоматизируют этот процесс тем или иным способом.



В последнее время появились различные системы, позволяющие вести учет времени практически без участия человека, который использует это самое время. Одной из наиболее известных таким систем можно назвать RescueTime. Несмотря на простоту и автоматизацию, их основным ограничением является то, что они в основном учитывают время, которое человек проводит за компьютером. Кроме того, та самая автоматизация практически полностью абстрагирует пользователя от процесса учета — ему предоставляются только готовые результаты. Из-за этого теряется ощущение времени, осознанность его использования, а программа превращается из помощника в надзирателя.
Неким промежуточным решением является автоматизированный учет времени — система помогает человеку, но сохраняет осознанность времени со стороны этого человека. Программы такого типа имеют длительную историю: одни из них позволяют переключаться между задачами, сохраняя записи о потраченном времени, другие в том или ином виде предоставляют возможность заполнить табель учета времени. Мы придерживаемся этой концепции, поскольку в таком случае человек вовлечен в процесс учета и делает это осознанно. Более того, мы ввели понятие «ретроспективный учет времени». Это такой учет времени, когда человек не только вовлечен в процесс учета, но и осмысляет, что именно он делал в тот или иной промежуток времени. С одной стороны это напоминает учет рабочего времени по таймшитам, а с другой — гораздо ближе к системе Любищева, поскольку учет времени происходит не по крупным проектам, а по конкретным задачам.
• Интервал, или точность учета. Интервал учета времени может быть фиксированной или переменной длины. При фиксации минимального интервала следует определиться с его длительностью — к примеру, это может быть полдня, час или полчаса. Одним из наиболее экстремальных вариантов является длительность в 10 минут как это делал Любищев. Противоположным вариантом является выделение главного результата дня, но это уже, скорее, будет похоже на ведение дневника достижений. Интервалы переменной длины используются для записи переключения с одной задачи на другую. Например: обсуждал договор с 13:10 до 13:35, обедал с 13:35 до 14:10 и т.д.