В продолжение предыдущей статьи переходим от назначения этого процесса и методов учета времени к анализу его результатов. На этот раз мы расскажем о том, зачем анализировать данные учета времени, как это делать, какие выводы можно сделать и как их применить на практике.
Как и сам учет времени, анализ его результатов тоже зависит от целей. Если в предыдущей статье речь шла, скорее, о смысле учета времени в целом, то теперь хотелось бы обратить внимание на конкретные цели конкретного учета времени. Невозможно просто вести учет времени и собирать все возможные данные — либо это будет слишком трудоемко, либо будет проходить мимо без какого-либо осмысления, а, скорее всего, и то и другое. От конкретных целей учета времени зависят выводы и действия, которые вы сделаете в результате анализа собранных данных.
Какие бы цели вы ни ставили, результаты анализа должны мотивировать на совершение полезных изменений в своей жизни. Фактически это и есть смысл учета. Таким образом, весь процесс можно разбить на следующие шаги:
В зависимости от поставленных целей учета времени можно выделить различные группы результатов, получаемых в процессе анализа. Рассмотрим их с конкретными примерами.
Как и сам учет времени, анализ его результатов тоже зависит от целей. Если в предыдущей статье речь шла, скорее, о смысле учета времени в целом, то теперь хотелось бы обратить внимание на конкретные цели конкретного учета времени. Невозможно просто вести учет времени и собирать все возможные данные — либо это будет слишком трудоемко, либо будет проходить мимо без какого-либо осмысления, а, скорее всего, и то и другое. От конкретных целей учета времени зависят выводы и действия, которые вы сделаете в результате анализа собранных данных.
Какие бы цели вы ни ставили, результаты анализа должны мотивировать на совершение полезных изменений в своей жизни. Фактически это и есть смысл учета. Таким образом, весь процесс можно разбить на следующие шаги:
- Постановка целей учета времени.
- Собственно учет времени.
- Анализ результатов учета времени.
- Планирование изменений.
- Совершение изменений.
В зависимости от поставленных целей учета времени можно выделить различные группы результатов, получаемых в процессе анализа. Рассмотрим их с конкретными примерами.
1. Распределение времени по задачам за период
Это наиболее очевидная и распространенная цель — понять, сколько времени тратится на какие задачи в определенный период времени. Результаты такого рода могут дать ответы на следующие вопросы:
- Чем я занимался всю неделю?
- Почему до сих пор это не сделано?
- Достаточно ли времени было уделено задаче?
Данные распределения времени по задачам удобно использовать для заполнения таймшитов на работе. Полезно анализировать их и самостоятельно. Пусть оплата вашей работы не почасовая, и даже таймшиты заполнять вам не требуется, но для себя стоит иногда провести учет времени по важным задачам хотя бы в течение некоторого периода — дня или даже половины дня. И тогда выявляются неожиданные вещи: работе, оказывается, было посвящено только 2 ч 45 м за весь трудовой день (интересно, на что же ушло остальное время…). Подобные результаты, разумеется, заставляют задуматься и мотивируют на изменения.
Если добавить в задачи такие характеристики как степень полезности, род деятельности, уровень активности, то можно получить еще более детальную и не столь очевидную на первый взгляд информацию:
Сравнивая план и факт, можно увидеть, чем мы занимаемся на самом деле вместо того, что планировали, и насколько эти новые дела важны. Такой анализ позволяет понять, как можно перераспределить использование своего времени, увидеть, какие для этого есть резервы, и сделать выводы о том, что в своем образе жизни стоит изменить. Это определяет корректировки в структуре задач и краткосрочных планах.
Кроме анализа продолжительности тех или иных задач, план-факт анализ можно проводить относительно времени их начала или окончания. Это позволит получить статистику по тому, насколько те или иные дела делаются позже. Если что-то делается раньше, то обычно это не настолько критично, зато все мы прекрасно знаем, к чему могут привести срывы сроков, задержки и опоздания. Соответственно, такая информация позволит не только выявить «масштабы бедствия», но мотивировать на изменения в своей жизни и спланировать их. Например:
Автоматизация анализа позволяет не только быстро агрегировать данные, но также представлять результаты в наглядной форме и даже получать уведомления об отклонении от намеченного курса. Именно такие принципы и возможности мы закладываем в нашу систему Biario. А то, какие именно цели можно будет с помощью нее достигать, ответы на какие вопросы Biario будет давать, можете определить именно вы. Напишите нам, пожалуйста, через форму обратной связи или в комментариях, какие цели и результаты учета времени для вас являются наиболее важными, и очень возможно, они появятся уже в первой версии (уже совсем скоро!).
Распределение времени по задачам в течении недели |
Но это лишь самое простое применение результатов учета времени. Те же самые данные (задачи, время начала и время окончания) позволяют сделать гораздо больше выводов! Читайте далее, каких.
2. Распределение времени по связанным с задачами свойствам за период
Все задачи могут быть проклассифицированы по различным аспектам: по сферам жизни, проектам, связанным с ними людям и местам. Проанализировав время, затраченное на эти задачи (за выбранный период), можно получить ответы на такие вопросы как:
- Сколько времени я уделяю работе, а сколько семье?
- Соблюдаю я ли долю, по которой мое время выделено на тот или иной проект?
- С кем я больше всего взаимодействую? Насколько это эффективно? Не обделен ли кто моим вниманием?
- Сколько времени я работаю из дома и сколько в офисе?
- Как много времени я провожу на свежем воздухе?
Диаграмма распределения рабочего времени по категориям и дням |
Как можно увидеть, разнообразие получаемой информации весьма велико. Поэтому очень важно понять, что же из всего этого многообразия наиболее важно в настоящее время, на чем следует сфокусироваться.
Диаграмма распределения времени по степени полезности задач |
- Как много из того, чем я занимаюсь в течение дня, работает на мои долгосрочные цели?
- Не слишком ли много я занимаюсь рутиной?
- Сколько моего времени уходит впустую?
- Как много времени я двигаюсь и не пора ли наконец начать вести более активный образ жизни?
3. Частота переключения между задачами
Своеобразной, но для многих важной, может быть информация о том, как часто мы переключаемся между различными задачами. Ведь известно, что при слишком частом переключении с одной задачи на другую, эффективность работы падает. Если это вызвано внешними «вторжениями», следует оградить себя от них. Но нередко мы и сами способствуем этому, бросаясь читать каждое новое письмо, пришедшее по электронной почте. Видя статистику о частоте переключения между задачами по периодам и задачам, можно понять, что именно следует изменить. Нужно лишь отметить, что более точной эта статистика будет в случае учета времени с мелкими интервалами либо при фиксации моментов переключения с одной задачи на другую.Визуализация времени, уделяемого категории задач |
4. Соответствие планам и соблюдение сроков
Помимо самого распределения времени по тем или иным категориям (классам), очень полезно знать, насколько это соответствует планам, как сильно действительность разошлась с ожиданиями. Это касается как распределения времени по конкретным задачам (сравнение плановых оценок и фактического времени), так и по перечисленным ранее категориям:- Насколько мне удается сохранять баланс между работой и личной жизнью (work–life balance)?
- Не слишком ли мало я общаюсь со своими детьми?
- Успеваю ли я заниматься саморазвитием?
Диаграмма сравнения планового и фактического времени по сферам жизни |
Кроме анализа продолжительности тех или иных задач, план-факт анализ можно проводить относительно времени их начала или окончания. Это позволит получить статистику по тому, насколько те или иные дела делаются позже. Если что-то делается раньше, то обычно это не настолько критично, зато все мы прекрасно знаем, к чему могут привести срывы сроков, задержки и опоздания. Соответственно, такая информация позволит не только выявить «масштабы бедствия», но мотивировать на изменения в своей жизни и спланировать их. Например:
- Зная, в каких случаях и на сколько мы опаздываем на встречу (работу, тренировку), можно понять, на сколько раньше следует выходить или выезжать.
- Если хочется ложиться спать раньше и соответственно раньше вставать, такая информация позволит отслеживать свой прогресс.
Автоматизация анализа позволяет не только быстро агрегировать данные, но также представлять результаты в наглядной форме и даже получать уведомления об отклонении от намеченного курса. Именно такие принципы и возможности мы закладываем в нашу систему Biario. А то, какие именно цели можно будет с помощью нее достигать, ответы на какие вопросы Biario будет давать, можете определить именно вы. Напишите нам, пожалуйста, через форму обратной связи или в комментариях, какие цели и результаты учета времени для вас являются наиболее важными, и очень возможно, они появятся уже в первой версии (уже совсем скоро!).
Отправить комментарий