понедельник, 13 августа 2018 г.

Создайте недельный план атаки

Перевод с английского с дополнениями.
Оригинал статьи: Create a Weekly Attack Plan

Когда вы взрослеете, каждый день спланирован за вас. Школа с утра до обеда. После школы — спорт или дополнительные занятия. Домашняя работа. Время спать. Как только вы впервые покидаете дом, вся эта структура исчезает — теперь это ваша забота организовать свой день и выполнить запланированное. Перед вами открываются просторы свободы, и путь настолько широк, что многий молодые люди попросту теряются.

Так произошло и со мной. Одной из самых сложных задач, с которой я столкнулся в первые месяцы после того, как уехал из родительского дома, оказалось управление собственным временем. Большую часть времени я витал в облаках. Мои дела начали быстро трещать по швам, и вскоре я обнаружил себя под давящим грузом обязательств и задач, которые необходимо выполнить.

Все изменилось как только я выработал новую привычку: еженедельное планирование. Катализатором изменений стала книга Стивена Кови «Главное внимание главным вещам». Когда я поступил на факультет юриспруденции, навык планирования стал еще более важным. Все тяготы моей учебы в дополнение к моей работе над пересмотром законодательства и ведением блога требовали, чтобы мой день был расписан по минутам, чтобы все успеть.

Сила еженедельного планирования заключается в перспективе и возможности управления собственной жизнью. Вместо бесцельного блуждания вы получаете общий обзор состояния дел, и используете обретенную свободу, чтобы делать то, что считаете нужным, и стать тем, кем хотите. Это позволяет вам управлять повседневными и, зачастую, тривиальными задачами наряду с долгосрочными планами и целями. Представьте ваш еженедельный календарь как «план захвата власти над жизнью»: здесь вы разрабатываете тактику и логистику, чтобы превратить ваше долгосрочное видение в реальность.

Далее я поделюсь, как я работаю с сессиями «недельного плана атаки». Это представляет собой микс идей Стивена Кови и Дэвида Аллена об управлении временем и задачами. Я не утверждаю, что это лучший подход к планированию недели, но в моем случае это работает. Может быть, это подойдет и вам, или, по крайней мере, вдохновит на создание собственной системы.

Выберете день «планирования атаки» и выделите час на планирование

Выберете день, в который вы будете определять свой «недельный план атаки». Выходные — подходящее время, так как в эти дни вы можете проанализировать победы и поражения прошедшей недели и посмотреть вперед на следующую неделю. Я занимаюсь этим в воскресенье. Я знаю некоторых людей, которые работают над планом в пятницу. Выберете наиболее подходящий для вас день и выделите около часа на планирование. Первые разы работы над планом могут занять у вас больше времени, это нормально. Со временем вы выработаете ритм, который позволит вам проработать план примерно за 45 минут.

Найдите место, где вы сможете уединиться и вас никто не будет отвлекать. Я люблю проводить свои сессии планирования воскресными вечерами в домашнем кабинете. Когда я был студентом, я уединялся в тихом углу помещения студсовета.

Выберете ваше приложение-календарь

У каждого есть свои предпочтения, какое приложение использовать в качестве календаря. Кто-то предпочитает такие приложения как iCalendar, Outlook или Google Calendar; кому-то больше подходит старый добрый карандаш и бумажный ежедневник для планирования.

У каждого формата есть свои плюсы и минусы. Электронные календари позволяют быстро планировать повторяющиеся события. Они также отправляют вам удобные напоминания по электронной почте или просто всплывающими окнами на экране смартфона за несколько минут до самого события. Это похоже на наличие личного ассистента. Многие электронные приложения также позволяют вам делиться своим календарем с другими, что очень удобно, когда вы хотите синхронизировать несколько графиков.

Один из недостатков электронных календарей, по моему опыту, — это неудобства добавления новых мероприятий, особенно на крошечных клавиатурах смартфонов. Вам нужно вписать само событие, выбрать время и решить, хотите ли вы использовать функцию напоминания. Конечно же, как только событие создано, работать с ним становиться легко — просто выделить и нажать курсором. Программное обеспечение для распознавание голоса, например Siri от Apple, уже предлагают решение проблемам такого рода, однако иногда Siri сбивает мой график. Также электронным календарям присущ общий недостаток всех электронных приложений: если ваше устройство разряжается, вы теряете доступ к вашему календарю.

С карандашом и бумагой вам не нужно переживать о заряде устройства. Когда вам нужно добавить мероприятие, вы можете это записать за секунды. Есть что-то в тактильных ощущениях при планировании на бумаге, что включает ваше стратегическое мышление. А учитывая тот факт, что большую часть времени в наши дни мы проводим с телефоном или компьютером, приятно дать мозгу отдохнуть и переключиться на что-то другое. Но есть и несколько недостатков при работе с бумажными ежедневниками. Если вы потеряли ваш ежедневник — все пропало. В отличии от электронных календарей, которые находятся в «облаке», если вы теряете ваш бумажный органайзер, вам придется воссоздавать его по памяти. Вы не получаете никаких напоминаний на электронную почту о предстоящих событиях в аналоговых календарях. И если у вас запланированы повторяющиеся мероприятия, вам нужно записывать их заново. каждую. неделю. на новой странице органайзера.

Раньше я был любителем ежедневника с карандашом, но в этом году перешел на электронные приложения. Мне нравится, когда все мои устройства синхронизированы. Поэкспериментируйте с разными приложениями-органайзерами и выберите то, что подходит именно вам.

Разгрузите мозг, чтобы освободить вашу «оперативную память»

На протяжении недели наш мозг создает гигантский список дел, которые нужно выполнить: перезвонить маме, постирать, разобрать в почте папку «входящие», пройти обучение и т.д. Проблема с этими «хвостами», гнездящимися в нашей черепной коробке, в том, что они «поедают» нашу силу воли. В результате мы испытывает стресс и чувствуем себя умственно измотанными.

Эти незавершенные задачи напоминают открытые на вашем компьютере программы, которые вы не используете. У каждого из нас были такие моменты, когда вентилятор компьютера работает на полной мощности, и кажется, что все загружается целую вечность. Вы проверяете «Мониторинг системы» и видите целый ворох неиспользуемых приложений, которые занимают кучу памяти, и в результате ваши рейды в World of Warcraft «виснут». Точно по такому же принципу как неиспользуемые компьютерные программы занимают бесценную оперативную память и замедляют работу компьютера, незавершенные задачи расходуют нашу силу воли и тормозят работу мозга.

Освободите свою умственную оперативную память и запустите работу мозга на всех шести цилиндрах, выполнив ментальную разгрузку. Название «ментальная разгрузка» говорит само за себя: вы выплескивает все из вашей головы на бумагу (или экран компьютера). Вы буквально можете почувствовать, как ваш мозг вздохнет с облегчением, когда запишете все, что пытались помнить, расходуя умственные силы.

Используйте любой инструмент, который вам удобен, для ментальной разгрузки. Не важно какой. Я знаю некоторых людей, которые используют бумажный ежедневник и ручку, и тех, кто использует цифровые приложения, такие как Biario, чтобы разгрузить мозг. Важно только то, что у вас есть место, где вы будете хранить данные из вашей головы.

Как только вы определились с инструментом разгрузки мозга, просто начните записывать или печатать все задачи, идеи и обязательства, которыми вы грузили себя на предыдущей неделе.

Если вам нужна подсказка, какими могут быть циклы дел, висящие открытыми на вашем ментальном фоне, ознакомьтесь с «триггерным» списком из книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Это похоже на слабительное для вашего мозга. Просто пройдитесь по списку и запишите все незавершенные задачи, которые приходят вам на ум во время работы с ним.

Позже мы запланируем дела из нашей ментальной разгрузки.

Пересмотрите ваш жизненный план и цели

Теперь, после детокса мозга и освобождения оперативной памяти, пришло время пересмотреть ваш жизненный план и долгосрочные цели. Этот шаг поможет вам держать «главный фокус внимания на главных вещах» при планировании вашей недели и быть уверенными, что вы не сбиваетесь с пути к долгосрочным целям. Конечно же, вы можете преуспевать в достижении краткосрочных целей, но какая от них польза, если окажется, что они сбивают вас с пути к будущим глобальным целям? При необходимости, проведите переоценку своего списка краткосрочных дел в свете долгосрочных целей. Возможно, вам нужно будет пересмотреть ваш жизненный план и цели по мере того, как новый опыт и инсайты поменяют ваше видение того, куда вы хотите прийти в конце пути.

Еще не составили жизненный план или цели? Ну тогда самое время этим заняться. Чтобы разобраться как, ознакомьтесь с нашим полным руководством по составлению жизненного плана.

Проанализируйте прошедшую неделю

Мысленно пройдитесь по прошлой неделе и вашим ролям. Как все прошло? Удалось ли вам достичь целей, которые вы перед собой ставили? В чем вы преуспели, что не получилось? Что бы вы сделали по-другому? Есть ли задачи либо пункты, которые необходимо доработать? Я рекомендую записывать любые мысли, которые приходят к вам в голову в процессе анализа предыдущей недели в ежедневник. Во-первых, процесс записывания делает ваши мысли более конкретными и продуманными. Во-вторых, записывая ваши наблюдения с прошлой недели, вы создаете хронику, по которой сможете понять, насколько вы растете.

Определите еженедельные цели

После того, как я проанализировал предыдущую неделю, я начинаю ставить цели на следующую. Я использую метод постановки целей Стивена Кови, базирующийся на наших ролях, но если у вас есть более эффективный подход, используйте его.

Вот как работает метод постановки целей, основанный на ролях. Когда я разрабатывал жизненный план, я определил и приоретизировал разные роли, которые я выполняю: муж, отец, брат/сын, друг, писатель и владелец бизнеса. Вашими ролями могут быть студент, друг, сосед по комнате, молодой человек и т.д. На каждую неделю я планирую цель, которую я хочу выполнить в рамках каждой роли. Так, к примеру, цель для моей роли в качестве мужа может быть написать Кэйт любовную записку или пригласить ее на свидание; для моей роли писателя цель может быть выбрать и прочитать книгу о том, как усовершенствовать свое писательство.

Я также следую совету Кови каждый день ставить цели по «Затачиванию пилы». Если этого не делать, ее лезвие станет тупым — вам нужно выделять время на затачивание. Суть целей по затачиванию пилы в том, чтобы поддерживать форму во всех аспектах: физическом, ментальном, эмоциональном/социальном и духовном. Я стараюсь создавать еженедельные цели самосовершенствования в каждой из этих областей. Еженедельная «физическая» цель может заключаться в том, чтобы выполнить жим с определенным весом; «ментальной» целью может быть прочтение книги или прослушивание лекции по пути на работу; социальная цель — написать сообщение приятелю из колледжа; духовная — медитировать по 15 минут каждый день.

Заложите фундамент успеха с повторяющимися временными блоками

После того, как я определился с целями на следующую неделю, я переношу их в календарь. В первую очередь я планирую в моем еженедельном графике время для целей по «Затачиванию пилы». Это простые небольшие действия, которые поддерживают меня в форме, какой бы хаос не происходил в течении недели. Таким образом, у меня есть зарезервированное время для занятий спортом, чтение, молитвы или медитации. Важной частью поддержания пилы острой является само планирование, поэтому я также отвожу для этого время. Я отношусь к таким мероприятиям как к визиту к доктору — я не планирую ничего другого на это время и отклоняюсь от графика только в случае крайней необходимости. Я резервирую время для такой деятельности в каждый день недели и мой iCal запрограммирован на еженедельный повтор этих действий. Подробнее о работе с временными блоками вы можете прочитать в статье «Временные блоки — секретное оружие для лучшей концентрации».

Планируйте время под ваши «Большие камни»

В своей книге «Главное внимание главным вещам» Стивен Кови представляет очень интересный урок с предметами о том, как успевать делать больше в жизни, оставаясь при этом уверенным, что вы работаете над достижением самых важных и значимых целей. История из книги «Главное внимание главным вещам»:

Однажды я посетил семинар, где инструктор читал лекцию о времени. В определенный момент он сказал: «Хорошо, пришло время небольшой викторины». Он достал из под стола кувшин с широким горлом. Он поставил его на стол рядом с подносом, на котором были камни размером с кулак. Он спросил: «Как вы считаете, как много камней мы сможем поместить в этот кувшин?»

После того, как мы озвучили наши догадки, он сказал: «Хорошо. Давайте узнаем». Он поместил в кувшин один камень… затем еще один… и еще один. Я не помню, сколько именно камней ему удалось положить внутрь, но он заполнил ими кувшин. Затем он спросил: «Этот кувшин полон?» Все посмотрели на камни и сказали: «Да».

Он сказал «Ага» и достал из под стола корзинку с гравием. Он высыпал немного гравия и потряс кувшин, таким образом гравий заполнил оставшееся пространство между большими камнями. Затем он улыбнулся и спросил еще раз: «Этот кувшин полный?»

К этому времени мы начали его понимать. «Вероятно нет», — сказали мы.

Он ответил: «Хорошо!» и достал из под стола корзинку с песком. Он стал засыпать песок, который заполнил все небольшое пространство между гравием и камнями. Он еще раз посмотрел на нас и спросил: «Этот кувшин полный?»

«Нет!», — закричали мы хором.

Он сказал: «Хорошо», достал графин с водой и начал заливать ее в кувшин. Ему удалось вместить примерно литр. Затем он сказал: «Так в чем же смысл?»

Кто-то ответил: «Ну, всегда есть свободное пространство, и если хорошо его проработать, то можно всегда можно успеть в жизни больше».

«Нет, — ответил он. Смысл не в этом. Важно то, что если бы вы в начале не поместили большие камни, удалось ли бы вам когда-нибудь вместить хоть один из них?»


Многие молодые люди в первую очередь заполняют свои кувшины гравием, песком или водой. Конечно, они выглядят и чувствуют себя занятыми, но все, над чем они работают, это маленькие задачи, которые с большой вероятностью могут оказаться несущественными в долгосрочной перспективе. Вы обнаружите, что такие люди часто жалуются, что у них не хватает времени на то, что действительно важно в жизни: «Большие Камни».

Урок выше учит нас тому, что если мы хотим достигнуть наших самых важных целей и выполнить самые главные задачи, нам нужно запланировать их в нашем графике первыми. Более мелкие задачи мы сможем выполнить в свободных окнах между «Большими Камнями».

Что же такое «Большие Камни»? У каждого на этот вопрос может быть свой ответ. Посмотрите на свой список ментальной разгрузки и выберите четыре пункта, которые вы считаете своими СВЗ: Самыми Важными Задачами.

Если вы студент, одним из ваших СВЗ будет, конечно, обучение. Чтобы убедиться, что вы точно ставите учебу в приоритет, запланируйте время в течении недели под следующие мероприятия:
  1. Запланируйте время, которые вы проводите в учебных аудиториях и лабораториях. Всю остальную деятельность планируйте вокруг учебного времени.
  2. Запланируйте время для чтения по каждому из предметов. Если у вас расписание понедельник/среда/пятница, вы, вероятно, захотите выделить один-два часа для чтения в воскресенье/вторник/четверг.
  3. Запланируйте время для повторения/работы с конспектами/домашней работы по каждому из предметов. Вам нужно выделить время, чтобы проработать конспекты с занятий, выделить важную информацию и выполнить все домашние задания. Я обычно планирую для этого час после каждого занятия. Если занятие было перегружено теорией, как, например, в случае с философией Древней Греции, я бы использовал час после занятия, чтобы просмотреть свои конспекты и подчеркнуть самое важное. Если на занятии было много задач, таких как исчисление или символическая логика, я бы использовал этот час, чтобы выполнить задания на дом и дополнительные практические задания.
Количество времени, которое вам необходимо для повторения/работы с конспектами/домашней работы будет меняться. Я рекомендую планировать минимум один час вне класса на каждый час классной работы. Если вам нужно больше времени, запланируйте соответственно.

Не важно, какие ваши личные «Большие Камни», запланируйте под них достаточно времени в вашем графике и не позволяйте никаким обстоятельствам вытеснить их.

Помните: «Большие Камни» в первую очередь!

Запланируйте время для других задач

Посмотрите на список, который вы составили во время ментальной разгрузки и запланируйте время на их выполнение. Таким образом, если вам нужно поменять масло в машине или купить подарок ко дню рождения вашей девушки, выделите в вашем графике время для выполнения этих задач.

Как же определить, какими задачами из ментальной разгрузки вам следует заняться в первую очередь? Вы можете придумать систему, согласно которой вы приоритезируйте список по важности «А, В, С» или что-то в этом роде, и после в первую очередь запланируете задачи со статусом «А». Но лично я обнаружил, что на самом деле важные дела сами притягивают мое внимание, когда я просматриваю список.

Моя цель по окончанию сессии планирования — чтобы каждый час бодрствования был распланирован. Не поймите меня неправильно. Я не занят делами каждую минуту, я также планирую время под ничего не делание, но как минимум у меня есть представление о том, как я собираюсь проводить время на протяжении недели. Я воспринимаю мой полностью распланированный недельный календарь как грубый черновик предстоящей недели и собираюсь корректировать и адаптировать его во время ежедневных сессий планирования. Таким образом я прихожу к…

Ежедневно анализируйте и корректируйте ваш план недельной атаки

Даже самые удачные планы нуждаются в корректировке. Вот почему так важно ежедневное планирование. Каждый вечер я просматриваю мой календарь и по необходимости корректирую. В то время как я стараюсь не переносить мои задачи по «Затачиванию Пилы» и «Большие Камни», я запросто могу передвигать другие задачи, которые я запланировал во время сессии недельной атаки. Поступайте также.

Сделайте это снова на следующей неделе (и последующей за ней, и так далее…).

Если вы хотите, чтобы сессии планирования недельной атаки привели вас к успеху, вам следует работать с ними постоянно. Я признаю, что у меня были периоды, когда я отклонялся от курса. Кэйт обычно может понять, когда я не планирую свою неделю, потому что я становлюсь непродуктивным и ворчливым, что совсем на меня не похоже. Я попросту плохо функционирую без структурного еженедельного плана.

Я обещаю, что при регулярном планировании недели, вы обретете больше мотивации, целеустремленности и гармонии в вашей жизни.

А у вас есть привычка планировать свою неделю? Что работает в вашем случае? Поделитесь вашими идеями и опытом в комментариях!

От Uniremis

Команда Biario разделяет идеи автора. Для их воплощения мы используем, конечно же, наше приложение. Система Biario идеально подходит для управления жизнью. Чтобы начать с главного или Больших Камней, как рекомендует автор, заполните верхнеуровневые планы в Biario. В дальнейшем, на их основе вы сможете составлять план предстоящей недели.

В качестве инструмента для календарного планирования используйте модуль «Планы». Определитесь с днем и временем для сессии недельного плана атаки и создайте повторяющуюся еженедельную задачу (например, на 1 ч). Задачи по «Затачиванию Пилы» также следует оформить как повторяющиеся и запланировать под них нужное время. Для отслеживания того, насколько хорошо вы следуете своим целям «затачивания пилы» (себя), используйте учет числовых показателей.

Во время сессии недельного плана атаки для анализа прошедшей недели рекомендуем воспользоваться отчетами «Завершенные задачи», «Время на крупные цели», «Созданные и завершенные задачи». Чтобы лучше спланировать предстоящую неделю, воспользуйтесь отчетом «Заброшенные задачи», пересмотрите свои среднесрочные и долгосрочные цели на разных уровнях от месяцев до жизни. Разбор «Входящих» тоже стоит проводить в рамках этой же сессии, преобразовывать заметки в задачи и планировать наиболее важные на предстоящую неделю. Чтобы проверить результаты своей работы с заметками, посмотрите отчет «Динамика Входящих» и сравните свои успехи с другими неделями. Для планирования по ролям очень удобно использовать контексты-категории. Чтобы убедиться в том, что вы охватили все нужные роли/категории, посмотрите на цветовую раскраску в календаре на всех уровнях планов.

Аналогичным образом можно и стоит проводить сессии ежемесячного, ежеквартального и ежегодного планирования. И помните, главное — регулярность и постоянство.

Желаем, чтобы результаты вас радовали! А начать управлять жизнью с Biario вы можете уже сегодня!

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.