понедельник, 4 мая 2020 г.

10 рекомендаций, как справиться с изменяющимися планами


Наша жизнь настолько стремительна, а мир вокруг нас так изменчив! Порой кажется, что никакие наши планы не способны предусмотреть все возможные изменения событий. И все же планы составлять следует, чтобы быть готовыми к этим неожиданностям. И если что-то пошло не так как ожидалось, тогда необходимо принимать решение, менять свои планы и действовать по-новому. В этой статье мы приводим десять рекомендаций о том, как уменьшить последствия неожиданностей и по возможности осуществить задуманное.

1. Убедитесь, что использовали все возможности

Иногда кажется, что если что-то пошло не по плану, то все пропало. Но практика показывает, что во многих ситуациях есть альтернативные способы достижения желаемого. Если опоздали на самолет, то можно полететь другим рейсом или поехать на поезде. Если перекрыли дорогу, то, может быть, есть возможность проехать другим путем или, в конце концов, пройти пешком. Конечно, при осуществлении плана не следует рисковать своей жизнью, жизнью других или нарушать закон, но мобилизовать свои силы, проверить и попробовать другие варианты точно не помешает.

2. Сообщите связанным с вами людям об изменении планов

Часто мы осуществляем наши планы не в одиночку: нас кто-то там ждет, рассчитывает на нас, чего-то ожидает от нас. Поэтому если мы понимаем, что не получится сделать запланированное, следует подумать о связанных с этим людям и сообщить им об изменениях, как только ситуация стала ясна. Возможно, другой человек даже посоветует вам неожиданный вариант решения или наверняка поддержит вас. В любом случае он не будет оставаться в неведении, а вы сможете продолжить корректировать свои планы.

3. Уберите лишние (неактуальные) задачи из календаря

Календарь или ежедневник является для многих из нас первоочередным инструментом, в котором мы планируем наши неотложные задачи, встречи и мероприятия. Поэтому когда становится известно, что какое-то из этих дел сделать не удастся, следует отменить или перенести его в календаре. Возможно, это дело не получится сделать в ближайшее время, но вполне вероятно, что вы найдете возможность к нему вернуться через несколько дней или на следующей неделе. Самое главное — расчистить своей краткосрочный календарь от задач, в данный момент ставшими менее актуальными, чтобы они пока не мешали. И уже тогда можно заполнить освободившееся время другими, теперь более важными задачами.

4. Отмените (удалите/вычеркните) все неактуальные задачи

Даже если вы не пользуетесь календарем, у вас наверняка есть список задач. А если вы пользуетесь календарем, то у вас все равно, скорее всего, есть список актуальных задач. В Biario таких списков два: дерево задач и список незапланированных задач в модуле "Планы". В ситуации изменения планов важно актуализировать список наших задач, и для этого в первую очередь следует отменить все неактуальные задачи, чтобы они больше не отвлекали. В Biario есть возможность отмены задач в модуле "Задачи". В бумажном ежедневнике такие задачи можно просто вычеркнуть или пометить особым, понятным вам образом. А если вы пользуетесь другой программой ведения задач, то неактуальные задачи можно просто пометить как завершенные или лучше удалить, чтобы не считать их действительно сделанными.

5. Запишите и спланируйте новые задачи

После того, как лишние задачи убраны из календаря и списков задач, можно подумать о дальнейших действиях и запланировать новые дополнительные задачи из числа тех, что не могут быть сделаны прямо сейчас. Желательно внести их в ту же структуру (если вы используете какую-либо структуру), в то же место, что и прежние задачи. Так у вас всегда будет полная картина, и все задачи будут вместе. Например, вам нужно сделать возврат билетов, переделать работу или подменить другого человека — внесите это в свои задачи рядом с отмененными и по возможности запланируйте время выполнения новых задач, наметьте конкретные следующие шаги.

6. Продумывайте возможные варианты — “что если”

Планируя задачи, продумывайте различные возможные варианты “что если”. Это пригодится и если вы уже оказались в условиях изменившейся ситуации, потому что она может измениться снова и снова. Составляя планы шаг за шагом, полезно на каждом из этих шагов задавать себе вопросы такого рода:
  • Что я сделаю, если не успею на этот поезд?
  • Как следует поступить, если мы не придем к согласию?
  • Что будет, если я не сдам экзамен? И так далее...
Часто мы хотим, чтобы все прошло, как мы себе это представили изначально. Но жизнь подкидывает нам сюрпризы, поэтому не стоит быть чересчур самоуверенными и вместо этого предусматривать различные варианты развития событий, для каждого варианта оценивать его вероятность и прорабатывать далее. Конечно, мы не роботы и не компьютеры, но задавать себе такие вопросы крайне полезно. Есть мнение, что иметь план Б — это лишнее, поскольку он отвлекает от сосредоточенности на основном плане А. Это действительно так для долгосрочной перспективы. В краткосрочных планах эффективнее просчитывать различные ходы.

7. Корректируйте приоритеты задач

Практически всегда, когда что-то меняется вокруг нас или в нас самих, меняются и приоритеты наших дел. Поэтому при корректировке задач будет полезно продумать, как это повлияет на приоритеты других задач, в том числе, возможно, из других областей. Например, мы оказались в неожиданном отпуске — чем лучше заняться в это время: хозяйством, семьей, здоровьем или саморазвитием? Какие задачи будут наиболее актуальны и дадут наилучший результат?

Как и с продумыванием вариантов, корректировка приоритетов пригодится не только в случае уже произошедших изменений, но и для того, чтобы учесть их при планировании. Проведите мысленный эксперимент: “Если завтра мы не начнем этот проект, то... (вот эти задачи станут более важны для меня на этой неделе)”.

8. Воспользуйтесь контекстами ваших задач

Контекст задачи — это условия, при которых эта задача актуальна:
  • место, в котором вы можете ей заниматься (например, дома);
  • люди, с которыми эта задача связана (например, сын или дочь);
  • категория задачи, к которой она относится (к примеру “Семья”).
Записывая или планируя задачи, удобно соотносить их с соответствующими контекстами. Тогда, если что-то изменится, можно легко выбрать задачи по другим контекстам. В Biario для этого можно воспользоваться фильтром по контекстам. Например, так вы можете понять, что вам можно и нужно сделать дома в случае, если вы по какой-то причине не пошли на работу.

9. Сохраняйте спокойствие

Мы все знаем, что важно быть спокойными, а в стрессовых ситуациях изменения обстоятельств это действительно необходимо и при этом непросто. Найдите подходящие именно вам способы оставаться спокойным. Столкнувшись с новыми обстоятельствами, воспринимайте их как новую задачу, как изменение погоды, попробуйте посмотреть на ситуацию со стороны. При возможности займитесь спортом, прогуляйтесь и подышите свежим воздухом. Это поможет вам отвлечься от произошедших изменений и перевести напряжение в физическую активность.

10. “Утро вечера мудренее”

Часто бывает так, что, столкнувшись с новыми условиями, мы затрудняемся принять верное решение и переживаем из-за этого. Тут уместно будет вспомнить пословицу, известную нам по сказкам: “Утро вечера мудренее”. Поэтому в таких ситуациях следует особое внимание уделять своему здоровью, правильно питаться, больше отдыхать и высыпаться. Восстановив свои силы, вы сможете принять гораздо лучшее, взвешенное решение.

Большинство описанных рекомендаций реализованы непосредственно в Biario или могут быть применены к ведению задач в Biario. Мы надеемся, что эти функции приложения и рекомендации будут вам полезны, в ситуации неожиданных изменений вы вспомните хотя бы часть из них, и следование им позволит вам лучше справиться с ними. А какие еще способы вы используете, когда ваши планы неожиданно изменяются? Напишите в комментариях.


Комментариев нет:

Отправка комментария

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.