Эффективное планирование — это непрерывная корректировка планов

Перевод с английского с дополнениями.
Оригинал статьи: If You’re Planning Effectively, You’ll Always Be Changing Your Plans




Я раскрою вам один секрет: планировщики и стратеги всегда заняты планированием и обдумыванием стратегий. Мы разрабатываем планы и стратегии, прекрасно зная, что нам придётся их менять по мере воплощения.

Существует такое высказывание: ни один план не выдерживает первой атаки. Военные стратеги придерживаются его, ведь если только ваши враги не комнатные растения, их действия заставят вас изменить свои планы. Это очевидно в военном деле, поскольку война — это состязание воли. Но это применимо и для планирования в целом.

Само собой, силы, с которыми мы взаимодействуем, тоже далеко не комнатные растения. Непредвиденные поступки наших коллег и товарищей по команде могут укреплять либо подрывать наши планы. Клиенты нередко удивляют нас. Дела на рынке принимают неожиданные повороты. Любимые могут заболеть или даже умереть. И еще множество других вариантов сместить наш фокус.

Единственное, что вы можете сделать, чтобы учесть непредвиденные обстоятельства, — это ожидать непредвиденных обстоятельств. Вот почему нам следует работать, используя 85% своих возможностей и 100% сосредоточенности — 85% оставляют силы для незапланированных маневров, а 100% фокуса позволяют завершить проект настолько быстро, насколько это возможно.

Я хочу на этом остановиться и разъяснить подробнее.

Чем дольше вы работаете над проектом, тем больше он будет меняться

Несомненно, может случиться столько же неожиданных хороших событий, сколько и плохих, но по моему опыту большинство действительно положительных вещей случается уже после того, как проект завершен. Именно тогда вы можете получить действительно ценную обратную связь, как позитивную, так и негативную. Вы можете оглянуться на пройденную дистанцию, чтобы оценить все достижения и спланировать следующий шаг. Это также время отпраздновать, что вам удалось завершить задуманное.

Да, это верно, что мы, творческие люди, никогда не доходим до полного завершения работы, потому что каждый законченный проект ведет к старту двух-трех новых проектов. Парадоксальным образом мы должны доводить до конца маленькие проекты, над которыми работаем, зная, что нам никогда не удастся завершить большой проект, независимо от того, видим ли мы или нет, что наша работа — это часть более объемного проекта. В конечном счете, все, что мы делаем, можно отнести к нашей работе. Как я уже говорил, успех в проектах зависит от регулярного доведения до конца тех дел, которые действительно важны.

Хочу прояснить, что я нисколько не сбрасываю со счетов роль неожиданных событий в наших креативных процессах — я только говорю, что выпуская проект быстрее, вы на самом деле увеличиваете положительный эффект неожиданностей, потому что чем больше людей тем или иным образом видят вашу работу, тем больше шансов на появление новых приятных возможностей. Но если вы не делитесь с окружающими тем, над чем работаете, все зависит только от того, повезет ли именно вам наткнуться на новые возможности.

Давайте посмотрим на это так: чем дольше вы работаете над чем-то (где “вы” также относится к вашей команде), тем больше вероятность, что что-то будет расстраивать ваши планы. Но чем быстрее вы закончите проект и поделитесь результатом с другими, тем больше вероятность, что новые (позитивные) неожиданности внесут коррективы в ваши ожидания, а само по себе завершение проекта повлечет за собой появление новых. В любом случае, ваши планы и стратегии поменяются.

Вот почему планировщики и стратеги все время корректируют планы и стратегии. Конечно, они тоже могут застрять в ничего-не-делании, ведь они любят составлять планы и стратегии больше, чем работать над их воплощением или признавать свои предположения ошибочными, но это уже отдельный разговор. (Серийный стратеги, я вас вижу. Может, пора выбираться из своих мыслей в реальный мир действий?)

Зачем вообще строить планы, если они все равно поменяются?

Сам факт, что любой конкретный план имеет очень короткий срок годности, способствует тому, что многие люди вообще отказываются от планирования и стратегий. Я из раза в раз слышу: зачем это делать, если на следующий день все равно придется все поменять?

Это весьма справедливый вопрос.

Планирование (правильное) помогает формировать осознанность: определить ваши цели, ресурсы, временные сроки, пункты, которые нужно поменять, и ключевые предположения. Что бы вы ни делали, это способствует более разумному и эффективному подходу, помогает избежать осложнений в проекте, стать на правильную дорогу и поймать попутный ветер. Не исключено, что вы все же увязнете в рабочей трясине, и благоприятная погода изменится, но сама сущность слова “неожиданный” подразумевает, что существует огромное количество предсказуемых вещей.

У меня нет готового ответа на вопрос от упорного креативщика: “С чего бы мне захотелось делать что-то более разумно и эффективно?” Мне не часто задают этот вопрос.

Но некоторые вещи, о которых скептические креативщики не говорят, должны быть сказаны. Еще одна причина, почему планирование может быть эмоциональным процессом, — это то, что если вы правильно подойдете к планированию, вы увидите, что единственное, что стоит между вами и вашими планами, — это вы сами. Это не мир, не ваша история, не какие-то мистические силы. Это всего лишь ваше решение сделать правильный выбор и действовать. А для творческих людей процесс завершения может привести к неприятию и непониманию.

Лучше и вовсе не планировать. Лучше продолжать держать все в своей голове. Лучше взяться сразу за 17 проектов, каждый из которых будет на безопасной стадии “в процессе”, и на них будет легко сослаться, если кто-то спросит, чем вы занимались.

Что это значит для вас?

Когда реальность меняется, меняйте свои планы

Единственная причина, по которой мы строим планы и стратегии, — это желание сделать мир из того, каким он является, таким, каким мы хотим его видеть. Если бы это было по-другому, мы бы просто позволили вещам идти своим чередом и просто жили. При поверхностном взгляде на многие религиозные и духовные практики кажется, что они подразумевают такой подход как путь духовной добродетели. Но если всмотреться глубже, уже в следующем параграфе или на следующей странице вы найдете размышления о том, когда и как человек пользуется свободой выбора, а когда вступает в силу Провидение.

В любом случае, многие люди зацикливаются на своих планах и том, насколько реальность соответствует им. На самом деле все наоборот: нужно менять планы в соответствии с изменяющейся реальностью.

Это не означает поступаться своими планами. Это означает сверить свои планы с изменениями в мире. Помните, я говорил о том, что планирование приводит к осведомленности? Пересмотр планов в соответствии с реальностью также способствует развитию осведомленности, что в свою очередь дает вам возможность лучше понять процесс принятия решений и составления планов. Это позволяет вам правильно перестраивать запланированное ранее, делая ваш проект более успешным. Пересмотр планов, как и их корректировка, делает вас более эффективным.

В конечном счете, цель планирования — помочь вам сделать все правильно, а не составить правильный план. Вступительная цитата Эйзенхауэра довольно хорошо выражает эту идею.

Таким образом, хоть это и звучит парадоксально, при правильном планировании вы всегда будете менять свои планы.

От Uniremis

Команда Biario разделяет взгляды автора. Внутренняя гибкость и готовность к переменам повышает адаптивность и стрессоустойчивость, что крайне важно в это непростое время. Мы подготовили для вас список идей, как Biario может помочь вам приспособиться к быстро изменяющейся реальности и не терять фокуса на важном!

• Используйте крупноблочное планирование на верхних уровнях. Таким образом вы сделаете первый подход к вашему плану и приблизительно наметите его этапы во времени.
• В детальных планах расставляйте "колышки" — опорные задачи, которые в любом случае будут в вашей жизни. Они помогут вам планировать остальные задачи и, если вы будете следовать хотя бы им, у вас будет ощущение стабильности.
• Гибко изменяйте детальные планы и подстраивайте их под ситуацию как только узнаете о каких-то изменениях. Пересматривайте детальные планы на день хотя бы три раза в течение дня. Также введите в привычку регулярный пересмотр более далеко идущих планов.
• Планируя задачи, продумайте возможные варианты "что если". Это позволит вам лучше спланировать желаемый сценарий и больше подготовиться к неожиданным изменениям.
• Как при планировании, так и при изменении планов используйте приоритеты задач (свойство "Важность”). Кроме того, воспользуйтесь удобной возможностью календаря, когда все подзадачи крупной задачи, запланированной на текущую неделю или другой более крупный текущий период, имеют более высокий приоритет по сравнению с другими задачами.
• Организуйте удобную именно вам систему контекстов (категории, люди и места), по которым вы сможете фильтровать и отбирать задачи в зависимости от изменения ситуации. Например, если вы вдруг поймете, что по какой-то причине не можете поехать, куда вы планировали, то сможете заменить задачи в том месте на другие не менее важные там, где вы находитесь.
• Используйте данные отчетов по учету времени для схожих задач, чтобы не оказаться причиной срыва своих же планов. Планируйте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, приходите/приезжайте заранее, а чтобы проводить это время с пользой, найдите и спланируйте небольшие задачи, которыми вы можете заняться в ожидании.

Больше о планировании в Biario читайте в статьях:

• Как воплотить задуманное
• Секреты многоуровневого планирования с Biario