воскресенье, 26 октября 2014 г.

Составление плана — уже половина дела

Есть люди, которые не признают планы и считают планирование пустой тратой времени, есть люди, которые наоборот планировать и мечтать любят… но далеко не все их планы осуществляются или осуществляются не так как хотелось бы. Где же золотая середина?! Как сделать так, чтобы планы были эффективными и позволяли все успевать — расскажем об этом в данной статье.
Прежде чем говорить о конкретных приемах планирования, рассмотрим традиционные страхи и мифы, связанные с ним. Именно они часто препятствуют вооружиться планированием для достижения своих целей.
Стопка листов бумаги и часы
  • Миф 1: «Планирование занимает много времени». Поначалу, когда технология не отработана, это действительно так. Важно организовать процесс планирования так, чтобы он не отнимал слишком много времени — выбрать подходящие инструменты, обеспечить себя необходимой информацией. Также важны момент и обстановка, потому что планирование — это мыслительный процесс, а размышлять лучше в правильное время и в правильном месте. Позже составление планов входит в привычку и занимает гораздо меньше времени. Это напоминает чистку зубов или приготовление пищи — мы делаем это регулярно, чтобы быть здоровыми и сытыми.
  • Миф 2: «Обстоятельства так часто и сильно меняются, что следовать плану не возможно». Жизнь действительно нередко преподносит нам сюрпризы, но большинство из них предусмотреть можно. А это как раз и означает — составить план. Хорош тот план, который учитывает все возможные жизненные сюрпризы (или хотя бы наиболее вероятные). При этом план важно использовать, он должен быть актуальным. Для этого, во-первых, инструмент планирования должен позволять быстро скорректировать планы, во-вторых, следует вовремя вносить эти изменения в план. Худший вариант в случае изменения обстоятельств — это ругать себя из-за невыполнения плана. Лучшее решение — скорректировать план.
    Неработающий план, реальная жизнь и работающий план
  • Миф 3: «Планы строят те, кто не хочет заниматься делом, все это пустые мечты». Разумеется, если тратить на планирование большую часть своего времени, то вряд ли можно достигнуть желаемых целей, и это будут не цели, а именно мечты. Не следует только лишь заниматься планированием.
    Мечты об автомобиле, доме, полете в космос
    Успешный путь к любой цели заключается в чередовании планирования и выполнения: составили первоначальный план, сделали первые шаги, скорректировали и уточнили дальнейшие, снова что-то сделали, снова скорректировали и так далее. Без корректировки плана не обходится достижение ни одной более-менее значимой цели точно так же как невозможно достигнуть серьезной цели совсем без плана.
  • Миф 4: «Планирование и тайм-менеджмент в целом больше нужны в крупных городах, где темп жизни очень высокий». Мегаполисы и крупные города, конечно, задают высокий темп жизни, предоставляя гораздо больше возможностей и одновременно накладывая дополнительные ограничения. По большому счету они именно задают такой темп жизни, но ничто не мешает любому человеку в любой обстановке (не только в крупном городе) организовать насыщенную, но при этом комфортную жизнь. Поэтому если у человека множество идей и целей, есть возможности и желание их реализовать, то сделать это он может независимо от того, в населенном пункте какого масштаба он живет. И именно достаточно детальный план поможет в этом. Кроме того, жить в быстром темпе все время практически невозможно, и хороший план должен учитывать, когда лучше переключиться на другое дело, когда можно расслабиться и отдохнуть.
    Небоскребы, толпы людей
Как можно увидеть, приведенные выше высказывания больше похожи на отговорки, потому что при правильном подходе к планированию силы и время, потраченные на него, окупаются многократно.

Запишите план

План в виде документа
В результате планирования должно появиться нечто осязаемое — документ, список задач или задачи в календаре — что именно, в общем-то, не важно. Во-первых, к этому плану можно будет в любой момент обратиться и свериться с ним (он является своего рода стержнем, который поддерживает и мотивирует при достижении цели). Во-вторых, план позволяет понять, с чего и как вы начнете свой путь к достижению цели (не придется блуждать в поисках того, как лучше подступиться к большой задаче).

Но самое главное происходит именно во время создания этого плана — в голове выстраиваются взаимосвязи, проясняются зависимости, взгляд становится объективным. При составлении плана мозг погружается в конкретную ситуацию (как если бы вы уже выполняли намеченное), проигрывает ее и выявляет мельчайшие детали:
  • В каком порядке стоит выполнить дела;
  • В какое время где лучше находиться;
  • Что следует предусмотреть, о чем не забыть и т.д.
Подумав об этом заранее (на этапе планирования), вы сможете более эффективно заняться выполнением самой задачи, а непредвиденные обстоятельства вряд ли смогут сбить вас с толка.

Составьте план этапов

Если говорить о краткосрочном плане, то хорош тот план, который дает представление о предстоящем отрезке времени (дне, неделе). Основу краткосрочного плана следует готовить заранее: на день — накануне вечером, на неделю — в воскресенье. Если рассматривать конкретную цель в долгосрочной перспективе, следует понимать хотя бы общий план ее достижения и иметь представление, с чего необходимо начать — один-два первых шага.

Эти первые шаги должны быть атомарными (неделимыми), то есть такими, чтобы каждый из них можно было выполнить за один раз (что называется за один присест). Снова проведем аналогию с чисткой зубов: каждому понятно, что это значит, и вряд ли кто чистит сначала верхнюю челюсть, а через час нижнюю — каждая чистка зубов неделима, следующая будет новой чисткой зубов, а не продолжением предыдущей. Именно таким образом следует планировать ближайшие шаги любого дела, и они должны быть запланированы на конкретное время. Например: «Статью я допишу завтра в первой половине дня», «В четверг вечером поговорю с шефом».

Для последующих шагов (этапов) стоит составить крупноблочный план, расставить вехи. Не следует их слишком детализировать, хотя бы потому что предыдущие шаги могут изменить план последующих. Запланированы они тоже могут быть пока приблизительно: «Побелить потолок и поклеить обои до конца месяца» или «В течение осени отрегулировать люфт руля автомобиля, пройти техосмотр и поменять резину с летней на зимнюю». Стоит отметить, что, как видно, из примера последовательность шагов может быть различной и со временем может меняться.
Купить новые коврики 15 августа, Навести порядок в машине 16 августа, Отрегулировать люфт руля в сентябре, Пройти техосмотр в октябре, Поменять резину с летней на зимнюю в ноябре

Конкретизируйте свои цели

Это тоже относится к вопросу осязаемости: наиболее эффективно удастся реализовать тот план, за которым стоят понятные цели, который можно увидеть, прочувствовать заранее. Это может быть сделано как до детализации шагов, так и после нее. Наиболее удобно сначала сформулировать цели всего дела, а затем разбить план на этапы и одновременно с этим для каждого из них определить свою цель.
Определиться с развивающими занятиями для ребенка: Нравятся ребенку, Нравятся мне, Сходили успешно два раза
Для всей задачи или ее этапа определите желаемый и приемлемый результат:
  • Что будет результатом?
  • Что именно я хочу получить?
  • Как я отнесусь к иным вариантам, будет ли это приемлемо для меня?
  • Какой результат будет достаточным для перехода к следующим этапам?
Очень важны слова «приемлемый», «достаточный», потому что в стремлении к перфекционизму велик риск потратить на задачу гораздо больше времени, денег и прочих ресурсов, чем это допустимо. Чтобы конечная цель все-таки была достигнута, следует заранее выявить ответы на приведенные вопросы.

Регулярно пересматривайте ваш план

Регулярный пересмотр плана
Чтобы план работал, его необходимо поддерживать в актуальном состоянии. Для каждого дела всегда должен быть известен следующий шаг, а лучше несколько. Это опять же позволит гибко реагировать на изменяющиеся обстоятельства. Наиболее удобно определять следующие шаги по завершении предыдущего. Кроме того, полезно пересматривать план с некоторой регулярностью, например, для мелких краткосрочных задач каждую неделю, для большее крупных — раз в месяц.

Введя в привычку эти несложные приемы и поддерживая свой план в актуальном состоянии, вы сможете сделать свою жизнь более комфортной, предсказуемой и в то же время более насыщенной. Именно такие принципы планирования мы вкладываем в разрабатываемую нами систему Biario. Благодаря этому в ней появились такие возможности как:
  • Практически неограниченная вложенность задач;
  • Планирование задач на различных временных уровнях;
  • Быстрая корректировка планов;
  • Планирование на основе целей.
Если вас это заинтересовало, подпишитесь на главной странице на уведомление о запуске приложения. А через форму обратной связи вы можете написать нам свои пожелания к возможностям планирования, которые необходимы именно вам и которые вы хотели бы видеть в Biario.

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.