Перевод с английского с дополнениями.
Оригинал статьи: Schedule it so it happens: the art of time blocking
Поговорим о временных блоках. Я далеко не первый, кто пишет об этом методе.
(Насколько я знаю, Кэл Ньюпорт придумал эту концепцию и написал о ней первую статью, но есть и десятки других. Просто погуглите «временные блоки», и вы найдете множество статей разного качества.)
Но есть две причины, почему я тоже хочу рассказать о нем: это невероятно полезный инструмент для продуктивности, а еще это намного больше, чем просто инструмент для продуктивности.
Не (слишком) преувеличивая, я уверен в эффективности временных блоков — с их помощью мы можем сделать все, что захотим, что в конечном счете приводит к более счастливой и веселой жизни.
Каждый из нас — раб своего календаря
В первую очередь временные блоки работают благодаря простому и трагическому факту: каждый из нас — раб своего календаря. Мы все зависимы от приглашений в iCalendar, потому что иначе мы боимся обо всем забыть.Моей профессиональной и социальной жизнью управляет моргание и пищание календарного приложения.
(Я намеренно не упоминаю название приложения, потому что это не имеет значения — блокирование времени работает практически с любым приложением-календарем. Кроме того, об инструментах не так интересно разговаривать, как о принципах и стратегиях. Выбор инструментов идет после определения стратегий, а не до него. Поиск «идеального календаря» отвлекает и показывает, что вы не умеете защищать свое время и внимание от самого себя, потому что исследовать инструменты и стратегии для повышения производительности — это не значит быть продуктивным. Это просто очень продвинутая прокрастинация. И да, я признаю, что иронично таким образом начинать статью из 5000 слов об инструментах и стратегиях для повышения производительности.)
Мои часы, телефон и ноутбук каждую секунду напоминают мне, где я должен быть и что должен делать, даже после рабочего дня и на выходных. Я создаю отдельное событие для каждого перелета, а также за час до него, чтобы собраться, выйти из дома и приехать в аэропорт. Я разослал виртуальные приглашения на вечеринку в честь своего дня рождения.
Я долго пытался стать менее привязанным к своему календарю, но безуспешно. Я работаю с большим количеством людей, у которых совершенно разные требования по времени. Наверное, как и у вас. Календарь — это инструмент, благодаря которому мы можем работать с другими людьми.
Так как же получить наибольшую выгоду из нашей зависимости? Лишает ли нас привязка к календарю права на собственное время? Если мы не можем избавиться от календаря, то как все-таки взять от него по максимуму? Можно ли использовать календарь, чтобы улучшить, а не ухудшить жизнь? Здесь вступает метод временных блоков.
Ценность временных блоков
Смысл временных блоков в том, чтобы сопоставить ваш список дел с календарем. Вы заранее блокируете время для работы над конкретной задачей, а затем в течение этого времени работаете над ней.Допустим, сегодня понедельник, и к четвергу вы должны набросать презентацию. Вы блокируете или два часа каждый день до четверга, или — что менее желательно — целый день в среду. Это и есть метод временных блоков.
Нужно учесть множество деталей для того, чтобы реализовать этот метод — например, в чем плюсы и минусы блокирования целого дня, какие дела подходят для блокирования и какие нет, за сколько времени планировать временные блоки, стоит ли адаптировать блоки на ходу или постфактум — и так далее. Но ваша основная валюта — это время, а способ торговли — это действие: «список дел => временной блок в календаре».
Несмотря на простоту, это невероятно полезный инструмент для продуктивности, особенно для консультантов, технических руководителей, маркетологов, продакт- и проджект-менеджеров, аналитиков и всех, чья жизнь колеблется где-то между расписанием творца и расписанием менеджера.
На это есть много причин:
Вы можете управлять вашим ежедневным расписанием.
Большинство людей позволяют календарю решать за них — если что-то там записано, то ничего нельзя изменить. Но те же люди используют календарь как инструмент, с помощью которого кто-то другой забирает их время.(Я имею в виду не только тот случай, когда вы на весь день застреваете на запланированных вплотную встречах, хотя это особый вид ада. Как говорит Пол Грэм в своем выше указанном эссе «Чем жизнь творца отличается от жизни менеджера»: «Одна встреча может испортить весь день, разбив его на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы делать что-либо сложное. К тому же вы должны не забыть прийти на встречу.»)
Это приводит к работе допоздна и с утра пораньше, потому что в течение дня ваше время и внимание были истощены 30-минутными встречами, часовыми звонками и другими перерывами. Но вы можете заблокировать в календаре самое важное для вас рабочее время еще до появления этих отвлекающих факторов. Так вы позволите календарю управлять вашим временем, не жертвуя при этом ваши самые драгоценные часы.
Временные блоки — это социально-приемлемый способ отказаться от «временных вампиров».
Ньюпорт назвал свой метод «блокированием времени», потому что таким образом время распределено на большие блоки, удобные для глубокой работы. Но есть и другое значение: с помощью этого метода вы блокируете свое время, чтобы его не могли поглотить другие люди.«У меня нет свободного времени до пятницы, может, обсудим это сейчас за пять минут или в переписке?» — это более тактичный способ избежать бессмысленных встреч, по сравнению с: «Насколько это важно? Я сейчас стараюсь посещать как можно меньше встреч…» Скройте свой календарь от чужих глаз — «вампирам» необязательно знать, что вы сами заполнили свое время. Они просто поймут, что вы заняты.
Временные блоки помогают балансировать между срочным и важным.
Не только люди могут быть временными вампирами: срочные, но не очень важные дела легко могут заполнить весь день и испортить вашу продуктивность, если вы недостаточно осознанно обращаетесь со своим временем.При работе с временными блоками, вы все еще можете бросить запланированную задачу на полпути и разрешить внезапную кризисную ситуацию. Но раннее планирование заставляет вас выбрать задачу осознанно, а не автоматически отвлечься на срочные задачи.
Временные блоки заставляют вас на практике доказать ваши приоритеты.
Хотите написать статью? Собрать большой отчет об уроках, полученных в процессе работы над последним проектом? Изучить новую стратегию продаж? Приступить к большой квартальной презентации? Тогда внесите это в расписание.Как и любая назначенная встреча, временной блок обязывает вас явиться и что-то делать в течение определенного времени. Разница лишь в том, что это обязательство перед самим собой; что-то настолько важно для вас, что оно заслуживает времени в вашем расписании.
Временные блоки предотвращают прокрастинацию.
Продолжая предыдущий пункт — планирование задач заставляет вас создать для них пространство. Если вы со всей строгостью пользуетесь временными блоками, но что-то не попадает в ваше расписание, возможно, это не в ваших приоритетах (или есть нечто другое, что вам мешает).Временные блоки помогают погрузиться в работу.
Решение сложных задач занимает много внимания и времени. Если вы весь день позволяете другим делам и людям отвлекать вас, сложно найти больше получаса (в лучшем случае, часа) для хорошей, креативной работы — и она заканчивается, едва начавшись. Глубины можно добиться, запланировав временной блок для задачи; присутствие задачи в расписании хотя бы дает гарантию, что у вас найдется для нее время.Временные блоки решают «открытые петли».
Это идея из системы GTD (Getting Things Done, «доведение дел до завершения»); «открытые петли» (open loops) — это то, что вам нужно сделать, но вы не знаете, каким будет следующий шаг. Они отнимают у вас энергию на обдумывание и истощают ваш мозг, словно куча открытых в фоновом режиме приложений. GTD помогает зафиксировать их вне ваших мыслей и определить, каким должен быть следующий шаг, как нужно действовать. Эта система полезна, но все же она не решает последнюю «петлю» перед любой задачей: когда я смогу это сделать? А временные блоки решают.Временные блоки помогают группировать задачи.
Обычно в расписаниях вы не можете (и не должны) планировать блоки длительностью меньше пятнадцати минут. Поэтому в целиком заполненном дне не будет места для тридцатисекундной проверки почты или других «блошиных задачек». Даже если эти мелкие задачи не занимают много времени, они все же отвлекают и мешают погрузиться в продуктивный режим работы.Более продуктивный и адекватный способ решения таких задач — это разбить их на пятнадцатиминутные блоки в течение дня. Такие интервалы вписываются в метод временных блоков.
Вы не будете обращать на звон «блошиных задач» в вашей голове, если вы знаете, что будете в течение пятнадцати минут после обеда проверять почту, а позже — сможете потратить тридцать минут на этих самых «блох». Просто зафиксируйте их на стикере или листке бумаги, и работайте дальше, зная, что у вас будет время выполнить все эти задачи.
Если вы хотите почитать больше о группировке задач, Тим Феррис в деталях раскрывает эту тему в книге «Четырехчасовая рабочая неделя».
Ваш календарь следит за вашим днем вместо вас.
С временными блоками, календарь перестает вмешиваться между непрерывными промежутками работы, а напоминает вам, над чем и в какое время вы работаете. Благодаря календарю вы остаетесь верны своим ежедневным планам и целям без необходимости постоянно проверять их и тратить на это энергию.Временные блоки заставляют вас думать о времени более реалистично.
Довольно легко с утра составить список из десяти дел, просто потому что столько вы хотите выполнить. Гораздо сложнее их сделать. Если вы постараетесь предположить, сколько времени вам понадобится на каждое из дел, вам будет сложнее завалить себя работой. Вы просто физически не сможете набросать черновик статьи до обеда, если у вас звонки до 11:15.Временные блоки используют закон Паркинсона в своих целях.
Закон Паркинсона гласит, что работа растягивается на все время, доступное для ее завершения. Если вы составите список «всех вещей, которые должны сегодня произойти», то ваш мозг будет ошибочно считать, что у вас есть целый день завершить все задачи. Вы выполните дело раньше и за более короткий срок, если будете помнить, что на одну задачу у вас на самом деле есть только промежуток между 10:00 и 12:00, а после обеда ваше время уже занято.Временные блоки помогают вести учет вашего потраченного времени.
Если вы возьмете за привычку обновлять расписание в конце блоков и записывать примечания о них, то каждую неделю у вас автоматически получится отчет о потраченном времени. Вы можете использовать его с хитростью — например, чтобы проще записать отработанные часы или прикрыть себя при необходимости — а можете просто рефлексировать о том, что треть вашей жизни тратится на статусные обсуждения или что лучше всего вы пишете рано утром до того, как с кем-либо поговорите.Временные блоки вырабатывают более точную оценку длительности задач.
Если вы заканчиваете задачу до окончания блока или наоборот не укладываетесь в него — значит, вы не угадали со временем. Во-первых, сделайте себе пометку запланировать или перепланировать время на этой неделе для завершения задачи. Затем подумайте, почему вы ошиблись. Были ли скрытые проблемы? Обстоятельства, о которых вы не знали? Или вы просто отвлеклись? Оставьте на будущее мысленную или физическую заметку.Временные блоки как инструмент улучшения жизни
До сих пор я говорил о временных блоках как о системе для рабочей эффективности. Теперь я хочу поговорить о том, как основные принципы блокирования времени могут быть использованы для эффективности в жизни вообще.Я немного говорил об этом в статье о том, как стать жаворонком:
Вы уже планируете ваши рабочие часы, перелеты, встречи, важные обязанности, мероприятия и, возможно, другие вещи. Если они в записаны в календаре, то они случаются. Если не записаны, то нет. Если кто-то хочет занять ваше время в заблокированные часы, вам нужно или пересмотреть приоритеты, или найти другое время.
Работа не должна быть единственным, о чем вы думаете с такой позиции. Если в вашей жизни есть вещи настолько же или более важные, чем те, которые уже в расписании, запишите их туда же и защищайте их таким же образом.
На самом деле, вы в первую очередь должны заблокировать важные задачи, не связанные с работой. Тщательно запланируйте их до рабочих дел, и вы увидите, как баланс между работой и жизнью улучшится магическим образом.
Коллеги постоянно задерживают вас в офисе в самый последний момент? Или вы сами не можете перестать думать о работе в конце дня? Не можете добраться до тренажерного зала? Запланируйте ежедневную тренировку (или три раза в неделю, сколько захотите), и относитесь к ней так же, как и к любому важному звонку.
Устали в который раз сидеть на созвоне в обеденное время? Такое случается часто, потому что обеденный час — это единственное общее «свободное» время для непредвиденных встреч. Заблокируйте один и тот же час для обеда, и пусть тот, кому надо запланировать встречу, связывается с вами лично или находит более удобное для всех время.
Каждую неделю вы слишком завалены работой, чтобы запланировать что-то еще — будь то курс профессионального развития, новый сертификат или сторонний бизнес? Займите время для этих дел в вашем расписании через три, четыре или больше недель, когда у вас будет чистый лист в календаре. А когда время наступит, не откладывайте, оставьте планы неприкосновенными.
Вы, как и я, чувствуете вину, если не работаете? Или не можете выделить время для намеренного отдыха и в конце концов проводите два бесцельных часа с непонятным чувством? Вы правильно поняли — создайте временной блок для отдыха. Запланируйте осознанный, принудительный отдых и относитесь к нему так же, как и к любому другому блоку.
Не можете лечь спать пораньше? Заблокируйте время для сна! (Добавлю для полной картины: со сном у меня не получается придерживаться распорядка так, как с другими вещами. Поэтому конец дня — это проблематичное для меня время. Но одна вещь все-таки сработала — я планирую прямо перед сном какую-нибудь расслабляющую и замедляющую активность.)
Давно не отдыхали, потому что когда вам нужен отпуск, появляется куча дел и вы месяцами не можете оставить команду? Прямо сейчас заблокируйте несколько недель для отпуска в следующем году, даже если вы не знаете, что именно делать. Я использовал эту стратегию, чтобы отдохнуть неделю за десять дней перед важным запуском, и я обошелся без тягостных чувств и пропущенных дедлайнов.
Кажется, вы уловили идею. Также этот метод работает для свиданий с партнером, времени с детьми, времени без гаджетов, чтения (как для удовольствия, так и профессионального развития), меньшего или большего просмотра телевизора, спортивных мероприятий, общения, постановки целей, планирования жизни, обучения новому навыку — и всему, что вам нравится или необходимо, но вечно не хватает времени.
Похоже, что здесь нужно слишком много планировать
Да, вам придется много планировать, но не думайте, что слишком много. По-моему, это вполне резонное количество. И вот почему:1. Вам не обязательно планировать все в подробностях, просто создайте блоки и работайте над одной задачей в течение каждого блока.
Мой стандартный вечерний блок — это промежуток между 18:30–21:30, который называется «Пойти домой и перестать работать». Мое утреннее время также не расписано и просто представляет собой длинный промежуток. Конечно, у меня есть примерный план того, что я хочу написать за день, но у меня нет четких размеров текста, поминутных делений или предварительных результатов. Важно то, что я защитил этот блок от себя и других — в это время у меня нет иного выбора, кроме как писать.Если вас пугает перспектива заблокировать весь день, то просто не делайте этого. Временные блоки могут быть эффективным средством, даже если вы создали всего лишь один ежедневный блок сконцентрированного времени и внимания.
Задолго до того, как я начал заполнять блоками целый день, у меня был всего лишь один блок в расписании — для писательства. Создав блок для писательства и беспрекословно следуя ему, я выполнил каждый писательский проект, который у меня был, включая книгу «Дорожный воин», мою бакалаврскую дипломную работу и блог, который вы сейчас читаете.
2. Вы можете изменить свое расписание по своей воле, но только если вы сами составили его.
Основная идея блокирования времени в том, чтобы вставить важные блоки в ваше расписание до того, как кто-нибудь поделит ваш день, как им вздумается, и разрушит вашу концентрацию. Блокирование требует работы, но в противном случае вашей жизнью будут решительно распоряжаться другие люди, у которых не обязательно те же самые намерения, что и у вас.Если вас все еще пугает строгость временных блоков, вы можете просто создать несколько больших блоков, например, в промежутках 9:00-10:30, 12:00-15:00 и 18:30-22:00 — и написать на них «Занят». Так вы достигнете тех же результатов по защите своего времени и концентрации (хотя и меньшей организации и анти-прокрастинации).
3. Этот метод может быть не для вас, и это нормально.
Может, вы добьетесь больших успехов с менее строгим планированием, и это замечательно. Существует множество путей к пику продуктивности.Но я позволю себе одну ремарку: если вы думаете, что этот метод не для вас, потому что он душит вашу креативность, вы скорее всего ошибаетесь. Я обращусь к Ньюпорту за объяснением (выделение жирным мое):
Иногда меня спрашивают, не будет ли такой жесткий контроль времени подавлять творческие способности. Мне понятно ваше беспокойство, но это самое настоящее заблуждение. Если вы сами управляете своим графиком, (1) вы можете ручаться за то, что вы постоянно направляете свои усилия на творчество, и (2) отсутствие стресса, обусловленное чувством организованности, позволяет глубже окунуться в творческую работу и получить больше отдачи.
Если у вас все еще остались сомнения, прочтите книгу Мейсона Карри «Режим Гения»: очень немногие из всем известных творческих личностей, которые он описывает, имели привычку «работать, только когда чувствую вдохновение» — наоборот они управляли своим днем и поэтому могли управлять своим творчеством.
Базовое использование
Вы решили, что блокирование времени для вас? Прекрасно. Давайте начнем.Блокирование времени как практика заключается в четырех основных шагах: планирование, блокировка, действие и пересмотр. Все остальное — 101 версия этих же самых шагов. В конце статьи я поделюсь часто задаваемыми вопросами, советами и стратегиями для того, чтобы выжать максимум из временных блоков.
Шаг первый: планируйте
Перед тем, как запланировать временные блоки, подумайте о том, что вы хотите делать в это время.Ньюпорт говорит, что он проверяет свои списки дел и календари, а также еженедельные и квартальные заметки по планированию. Его цель — это убедиться, что прогресс идет для нужных вещей и в необходимом темпе, чтобы успеть до дедлайнов. Это цель, независимо от системы, которую вы используете.
Я использую упрощенную версию системы GTD Дэвида Аллена, совмещенную с системой категоризации высшего порядка, основанной на проектах и процедурах. Единственное различие между проектами и процедурами состоит в том, что проекты разовые, а процедуры — это повторяющиеся проекты, такие как чистка почты или написание новых статей для блога.
Проекты и процедуры в основном состоят из этапов (майлстоунов) и дедлайнов, а задачи внутри них — нет, и они больше похожи на традиционные задачи по GTD. Это помогает мне быстро понять, что и в какое время дня мне делать — длинные отрезки глубокой работы первым делом с утра, совместная работа после обеда, задачи с низкими затратами энергии и концентрации ближе к вечеру — и так я продолжаю двигаться к моим «проектным» целям высокого порядка.
Что бы вы ни использовали, тратьте ваши усилия и время на то, чтобы определить ваши потенциальные задачи в настолько конкретном формате, чтобы вы могли просто выбрать их из списка и начать работать, не дожидаясь кого-то или не задумываясь о чем-то. (Это также поможет вам более точно оценить, как много времени они займут).
Шаг второй: блокируйте
Соотнесите ваши планы с конкретными временными блоками в вашем расписании. Многие поклонники временных блоков советуют сразу заблокировать целый день, и я с ними согласен.Единственный важный вопрос — это когда заниматься блокированием времени. По оригинальной версии Ньюпорта лучше всего вечером планировать блоки следующего дня, но я предпочитаю набрасывать блоки на целую неделю в пятницу или воскресенье вечером. Затем мне остается вносить небольшие изменения каждый день в зависимости от того, как идет неделя.
Это нормально, если вам нужно пространство для задач, которые еще не совсем четкие, но затратные по времени. Все равно запланируйте их. Мне нравится думать о таких менее структурированных блоках как о «рабочем времени» в целом. Если вы хотите срочно обратиться ко мне — хорошо, но только с 15:00 до 17:00.
Те же «рабочие часы» ежедневно заблокированы для других задач, если накануне вечером я ничего не запланировал на это время. Просыпаясь, я знаю, что буду делать в течение дня — и ценность этого знания не может быть преувеличена.
Люди не могут втиснуться в мое расписание менее чем за сутки, не поговорив лично со мной, потому что я должен что-нибудь подвинуть, чтобы появилось свободное время. Это удобно.
Я также советую вам защитить время вашей максимальной концентрации, заблокировав его заранее. Я знаю, что мое самое продуктивное время — это с момента подъема и до 11:00, и я по возможности хочу, не отвлекаясь, потратить это время на написание текстов, критически важное проектирование и кодирование. Это заметно по моему расписанию — сейчас у меня есть блок, который называется «Соло» и длится с 8:00 до 11:00 каждый день в течение года.
Я заменяю этот блок более подробными блоками на неделю или две вперед. Само собой, я могу позавтракать (и завтракаю) во время «Соло», но опять же, этот метод делает решения осознанными.
Шаг третий: действуйте
Ваше расписание говорит вам, что делать, и вы это делаете. Так продолжается с утра до вечера. Уважайте временные блоки и не отвлекайтесь на вещи, которые к ним не относятся (например, на проверку почты).Для перехода от одного блока к другому, я ставлю себе два напоминания: за десять минут и в момент перехода. Это помогает мне плавно завершить работу и быстро свериться с последующими блоками, чтобы не удивляться тем, которые планировал не я (таким как встречи и звонки).
Шаг четвертый: пересматривайте
Есть два основных момента, когда нужно пересмотреть расписание: в конце блока и в конце дня. В конце блока это действие помогает увидеть, что вы неверно оценили задачу; пересмотрев расписание в конце дня, вы заглядываете в будущее, реагируете на смену приоритетов, новые дела, проекты, которые занимают меньше или больше ожидаемого времени.Если быть точнее, в этом нет ничего страшного — день редко когда идет по плану на 100%, и это нормально.
Если вы завершили задачу раньше запланированного, исправьте ваше расписание соответствующим образом и подвиньте ближе вашу следующую задачу, отдохните, возьмите кофе, сходите на прогулку, вместите в промежуток несколько «блошиных задачек» и другие мелкие дела.
Если подходит время следующего блока, а вы еще не закончили и находитесь в фокусе, просто продолжайте работать и позже отметьте это в календаре. Обычно я не двигаю целый день, а просто убираю отодвинутую задачу в пустое место — например, в ночной промежуток между 22:00 и 3:00, где нет никаких блоков.
Если вы не можете продлить выполнение задачи или думаете, что лучше вы займетесь ей позже (например, если задача заняла так долго, потому что день был дурацкий и сумбурный — каждый из нас сталкивался с таким), оставьте задачу в пустой зоне с предполагаемым количеством времени, нужным для ее завершения, и небольшим примечанием о несоответствии между вашей оценкой и фактическим временем.
Ежедневные обзоры делать просто — пересмотрите новые задачи, которые вы записали в течение дня, свою промежуточную зону, нет ли висящих блоков, которые необходимо запланировать, а затем внесите поправки в завтрашний день и остаток недели. Приведенная выше концепция «рабочих часов» помогает обеспечить время на случай срочных незапланированных дел.
Дополнительные советы и стратегии
Теперь у вас хватает знаний, чтобы попробовать метод временных блоков, и я рекомендую вам это сделать. Это последний призыв к действию: берите и пробуйте! Даже если это всего лишь один блок в необозримом будущем, до которого вы можете так и не добраться.Но если вы всерьез думаете об использовании этой техники, вот еще несколько произвольных идей:
Сделайте переоценку рабочего времени
Вообще любая задача займет больше ожидаемого времени в первые шесть или более месяцев использования временных блоков. Это время увеличится вдвое, если вы никогда его раньше не оценивали.Ни у кого не получается идеально учитывать свое время (вы тратите гораздо больше времени на «быстрые» походы в ванную и проверку твиттера, чем вы предполагаете). Каждый раз, когда мы садимся за компьютер, мы ожидаем идеальной, непрерывной работы, но в реальности это происходит не так.
По крайней мере в первые несколько недель я советую блокировать в четыре раза больше времени, чем вам кажется нужным. Это количество буферного времени может показаться безумным, но по моему опыту это довольно точная оценка. Сортировка электронной почты занимает 15 минут, если вы действительно занимаетесь только ей, но если вы заодно решаете все возникающие двухминутные задачи, отвечаете на пару писем, посреди блока идете в уборную и сталкиваетесь с кем-то в коридоре на обратном пути, электронная почта вдруг занимает час — легко.
И гораздо легче найти занятие в оставшиеся полчаса-час, чем найти лишние четыре часа.
Не планируйте все задачи впритык друг к другу
Вы хозяин своего времени, но зачем же быть жестоким хозяином? Оставьте время для перерыва, растяжки, прогулки, похода в уборную, кофе, для переключения между задачами, для просмотра новостей на любимом сайте, время для того, чтобы просто посидеть и подумать.Смысл временных блоков в том, чтобы создать направленный, сосредоточенный поток, а не загнать себя до изнеможения. Поэтому так полезны перерывы, и если вы их не запланируете, они все равно будут случаться. Тогда вы, как и я, будете чувствовать вину за то, что делаете не то, что должны. Так что просто запланируйте перерывы. Я оставляю 5-15 минут между блоками и 50-минутный блок на обед (хотя мне нужно всего примерно полчаса, чтобы поесть).
В Google calendar, Calendly, iCal и других календарях вы можете установить перерывы в ваших автоматических настройках. Тогда другие люди тоже будут уважать ваше свободное время (или в противном случае им придется нажимать одну лишнюю кнопку).
Если вы работаете в открытом пространстве, можете спрятаться в переговорной на время некоторых блоков.
К сожалению, это нужный оптический трюк, который подчеркивает ваш статус «занят» для других людей. Иначе они видят, что вы сидите на одном и том же месте блок за блоком, и могут использовать это как сигнал о том, что вас можно прервать.Зарезервируйте переговорную для самой глубокой работы, потому что это дает дополнительное преимущество: вас будет сложнее найти другим хорошим людям, которые, тем не менее, могут любезно вас прервать.
Когда дело доходит до отвлекающих факторов, вы сами свой злейший враг.
Вас могут отвлекать другие люди, но на самом деле вы представляете гораздо большую опасность для своей концентрации. Находясь во временном блоке, отключите все уведомления, кроме звонков, закройте электронную почту, закройте Twitter, закройте все ненужные открытые вкладки и даже выключите Slack, если можете — особенно для ваших самых больших блоков «глубокой работы».(Хотя вы можете отключить и звонки, я оставляю их включенными. Я пошел на такой компромисс и сообщил об этом своим коллегам: я могу не сразу ответить в Slack или по электронной почте, но я всегда возьму трубку, если это что-то действительно срочное.)
Чтобы не посещать эти сайты, я использую приложение Freedom для macOS и iOS; иначе я не могу себя контролировать. Есть аналогичные приложения для ПК и Android.
Не переживайте, если что-то меняется, и не тратьте время попусту.
В конечном итоге блокирование времени — это всего лишь наилучший прогноз вашего дня, который почти никогда не воплотится на 100%. Возникают разные ситуации, на задачи уходит больше ожидаемого времени, внезапный форс-мажор разрушает весь день. В этом нет ничего страшного. Важнее работать в соответствии с планом в целом, чем точно его соблюдать.НО, насколько это возможно, убедитесь, что именно вы выбираете, когда и как происходят изменения. Всегда будут перестановки или встречи в последний момент, но весь трюк с блокированием времени заключается в том, что для внезапных изменений в планах вы сами должны их переставить.
Можете даже продемонстрировать это — покажите людям свой ярко-красный календарь, а затем прямо при них внесите изменения. Это не только поддерживает вашу верность своим приоритетам, но и заставляет вашего клиента или коллегу ценить время, которое им уделяется (и чувствовать свою важность).
Связанный лингвистический трюк: я советую никому и никогда не говорить, что вы «свободны» в определенный момент времени. Говорите, что у вас «есть время во столько-то», или «можно найти время», или «можно перенести дела», или «можно что-нибудь сделать». Незаметно напоминайте людям о стоимости вашего времени и внимания.
Если у вас нет десяти минут на ежедневное блокирование времени, уделите этому делу час.
Если вы слишком заняты, чтобы потратить десять минут на планирование завтрашнего дня, вы вам тем более нужно что-то вроде временных блоков. Отодвиньте все дела на час и оцените последние несколько дней с помощью временных блоков и анализа Парето. Есть ли какое-то продвижение в вашей работе? Что можно убрать? (Скорее всего, в этот пункт попадут встречи).Затем честно выделите десять минут на блокирование своего нового списка дел. И запланируйте временной блок на завтра, чтобы сделать то же самое.
От Uniremis:
Метод временных блоков во многом соответствует подходу Biario. В нашем календаре так же можно планировать блоки, будь то подробно расписанные задачи или общие категории. Статусы выполнения задач можно отмечать прямо в календаре.Минимальная продолжительность работы над задачей в Biario — это 30 минут, а максимальная — 5 часов. Вы сами выбираете длительность блока в зависимости от того, над чем вы работаете, нужна ли вам глубокая концентрация или поверхностная работа с мелкими задачами.
В Biario есть и повторяющиеся задачи — им можно задать периодичность и продолжительность. Так вы можете заранее планировать стабильные блоки в вашем расписании — например, обед или вечернюю рутину.
Дополнительный плюс Biario в том, что вам не нужно планировать блоки и учитывать затраченное время в одном и том же календаре. В нашем приложении планы и учет фактического времени расположены отдельно. Учет времени — это простой и удобный способ записать реально использованное время, а с помощью отчетов вы сможете проверить себя в конце блока или рабочего дня.
Отправить комментарий