суббота, 26 июля 2014 г.

Анализ учета времени

В продолжение предыдущей статьи переходим от назначения этого процесса и методов учета времени к анализу его результатов. На этот раз мы расскажем о том, зачем анализировать данные учета времени, как это делать, какие выводы можно сделать и как их применить на практике.

Как и сам учет времени, анализ его результатов тоже зависит от целей. Если в предыдущей статье речь шла, скорее, о смысле учета времени в целом, то теперь хотелось бы обратить внимание на конкретные цели конкретного учета времени. Невозможно просто вести учет времени и собирать все возможные данные — либо это будет слишком трудоемко, либо будет проходить мимо без какого-либо осмысления, а, скорее всего, и то и другое. От конкретных целей учета времени зависят выводы и действия, которые вы сделаете в результате анализа собранных данных.

Какие бы цели вы ни ставили, результаты анализа должны мотивировать на совершение полезных изменений в своей жизни. Фактически это и есть смысл учета. Таким образом, весь процесс можно разбить на следующие шаги:
  1. Постановка целей учета времени.
  2. Собственно учет времени.
  3. Анализ результатов учета времени.
  4. Планирование изменений.
  5. Совершение изменений.
Изменения могут быть маленькими или большими, постепенными или радикальными. Например, можно, глядя на результаты учета времени, каждый день ложиться спать на 5-10 минут раньше, а можно запланировать сменить работу, чтобы меньше времени тратить на дорогу, и в один прекрасный момент это сделать.

В зависимости от поставленных целей учета времени можно выделить различные группы результатов, получаемых в процессе анализа. Рассмотрим их с конкретными примерами.

1. Распределение времени по задачам за период

Это наиболее очевидная и распространенная цель — понять, сколько времени тратится на какие задачи в определенный период времени. Результаты такого рода могут дать ответы на следующие вопросы:
  • Чем я занимался всю неделю?
  • Почему до сих пор это не сделано?
  • Достаточно ли времени было уделено задаче?
Данные распределения времени по задачам удобно использовать для заполнения таймшитов на работе. Полезно анализировать их и самостоятельно. Пусть оплата вашей работы не почасовая, и даже таймшиты заполнять вам не требуется, но для себя стоит иногда провести учет времени по важным задачам хотя бы в течение некоторого периода — дня или даже половины дня. И тогда выявляются неожиданные вещи: работе, оказывается, было посвящено только 2 ч 45 м за весь трудовой день (интересно, на что же ушло остальное время…). Подобные результаты, разумеется, заставляют задуматься и мотивируют на изменения.

Распределение времени по задачам в течении недели
Но это лишь самое простое применение результатов учета времени. Те же самые данные (задачи, время начала и время окончания) позволяют сделать гораздо больше выводов! Читайте далее, каких.

2. Распределение времени по связанным с задачами свойствам за период

Все задачи могут быть проклассифицированы по различным аспектам: по сферам жизни, проектам, связанным с ними людям и местам. Проанализировав время, затраченное на эти задачи (за выбранный период), можно получить ответы на такие вопросы как:
  • Сколько времени я уделяю работе, а сколько семье?
  • Соблюдаю я ли долю, по которой мое время выделено на тот или иной проект?
  • С кем я больше всего взаимодействую? Насколько это эффективно? Не обделен ли кто моим вниманием?
  • Сколько времени я работаю из дома и сколько в офисе?
  • Как много времени я провожу на свежем воздухе?
Диаграмма распределения рабочего времени по категориям и дням
Как можно увидеть, разнообразие получаемой информации весьма велико. Поэтому очень важно понять, что же из всего этого многообразия наиболее важно в настоящее время, на чем следует сфокусироваться.

Диаграмма распределения времени
по степени полезности задач
Если добавить в задачи такие характеристики как степень полезности, род деятельности, уровень активности, то можно получить еще более детальную и не столь очевидную на первый взгляд информацию:
  • Как много из того, чем я занимаюсь в течение дня, работает на мои долгосрочные цели?
  • Не слишком ли много я занимаюсь рутиной?
  • Сколько моего времени уходит впустую?
  • Как много времени я двигаюсь и не пора ли наконец начать вести более активный образ жизни?
Благодаря связанной с задачами информации можно также узнать, например, что на самом деле большую часть времени в течение недели заняли различные совещания, а на задачи по существу фактически не осталось времени. Еще можно понять, в какое время дня (недели, месяца…) выполняются определенные задачи, как в связи с этим стоит скорректировать свои планы и т.д.

3. Частота переключения между задачами

Своеобразной, но для многих важной, может быть информация о том, как часто мы переключаемся между различными задачами. Ведь известно, что при слишком частом переключении с одной задачи на другую, эффективность работы падает. Если это вызвано внешними «вторжениями», следует оградить себя от них. Но нередко мы и сами способствуем этому, бросаясь читать каждое новое письмо, пришедшее по электронной почте. Видя статистику о частоте переключения между задачами по периодам и задачам, можно понять, что именно следует изменить. Нужно лишь отметить, что более точной эта статистика будет в случае учета времени с мелкими интервалами либо при фиксации моментов переключения с одной задачи на другую.

Визуализация времени, уделяемого категории задач
 

4. Соответствие планам и соблюдение сроков

Помимо самого распределения времени по тем или иным категориям (классам), очень полезно знать, насколько это соответствует планам, как сильно действительность разошлась с ожиданиями. Это касается как распределения времени по конкретным задачам (сравнение плановых оценок и фактического времени), так и по перечисленным ранее категориям:
  • Насколько мне удается сохранять баланс между работой и личной жизнью (work–life balance)?
  • Не слишком ли мало я общаюсь со своими детьми?
  • Успеваю ли я заниматься саморазвитием?
Диаграмма сравнения планового и фактического времени по сферам жизни
 Сравнивая план и факт, можно увидеть, чем мы занимаемся на самом деле вместо того, что планировали, и насколько эти новые дела важны. Такой анализ позволяет понять, как можно перераспределить использование своего времени, увидеть, какие для этого есть резервы, и сделать выводы о том, что в своем образе жизни стоит изменить. Это определяет корректировки в структуре задач и краткосрочных планах.

Кроме анализа продолжительности тех или иных задач, план-факт анализ можно проводить относительно времени их начала или окончания. Это позволит получить статистику по тому, насколько те или иные дела делаются позже. Если что-то делается раньше, то обычно это не настолько критично, зато все мы прекрасно знаем, к чему могут привести срывы сроков, задержки и опоздания. Соответственно, такая информация позволит не только выявить «масштабы бедствия», но мотивировать на изменения в своей жизни и спланировать их. Например:
  • Зная, в каких случаях и на сколько мы опаздываем на встречу (работу, тренировку), можно понять, на сколько раньше следует выходить или выезжать.
  • Если хочется ложиться спать раньше и соответственно раньше вставать, такая информация позволит отслеживать свой прогресс.
Как можно увидеть, учет времени позволяет узнать о себе удивительные вещи. Но терпеливо и аккуратно собрать данные — это лишь половина дела. Не менее, а даже более важным является их анализ. И все это вместе должно быть увязано единой целью, которую хочется достичь. Очевидно, что пройти весь процесс от постановки целей и сбора данных до их анализа и совершения изменений вручную непросто. Гораздо удобнее и эффективнее автоматизировать рутинные действия. Причем, как мы говорили в предыдущей статье, такая автоматизация (особенно по сбору данных) должна быть умеренной, чтобы не лишить себя чувства времени и его осознания.

Автоматизация анализа позволяет не только быстро агрегировать данные, но также представлять результаты в наглядной форме и даже получать уведомления об отклонении от намеченного курса. Именно такие принципы и возможности мы закладываем в нашу систему Biario. А то, какие именно цели можно будет с помощью нее достигать, ответы на какие вопросы Biario будет давать, можете определить именно вы. Напишите нам, пожалуйста, через форму обратной связи или в комментариях, какие цели и результаты учета времени для вас являются наиболее важными, и очень возможно, они появятся уже в первой версии (уже совсем скоро!).

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Если ваше сообщение не совсем связано с данной темой, напишите его через форму обратной связи.