Анализ учета времени

Это наиболее очевидная и распространенная цель — понять, сколько времени тратится на какие задачи в определенный период времени. Результаты такого рода могут дать ответы на следующие вопросы:

Данные распределения времени по задачам удобно использовать для заполнения таймшитов на работе. Полезно анализировать их и самостоятельно. Пусть оплата вашей работы не почасовая, и даже таймшиты заполнять вам не требуется, но для себя стоит иногда провести учет времени по важным задачам хотя бы в течение некоторого периода — дня или даже половины дня. И тогда выявляются неожиданные вещи: работе, оказывается, было посвящено только 2 ч 45 м за весь трудовой день (интересно, на что же ушло остальное время…). Подобные результаты, разумеется, заставляют задуматься и мотивируют на изменения.

Распределение времени по задачам в течении недели

2. Распределение времени по связанным с задачами свойствам за период

• Сколько времени я уделяю работе, а сколько семье?
• Соблюдаю я ли долю, по которой мое время выделено на тот или иной проект?
• С кем я больше всего взаимодействую? Насколько это эффективно? Не обделен ли кто моим вниманием?
• Сколько времени я работаю из дома и сколько в офисе?
• Как много времени я провожу на свежем воздухе?

Диаграмма распределения рабочего времени по категориям и дням

Диаграмма распределения времени по степени полезности задач

Если добавить в задачи такие характеристики как степень полезности, род деятельности, уровень активности, то можно получить еще более детальную и не столь очевидную на первый взгляд информацию:

• Как много из того, чем я занимаюсь в течение дня, работает на мои долгосрочные цели?
• Не слишком ли много я занимаюсь рутиной?
• Сколько моего времени уходит впустую?
• Как много времени я двигаюсь и не пора ли наконец начать вести более активный образ жизни?

Благодаря связанной с задачами информации можно также узнать, например, что на самом деле большую часть времени в течение недели заняли различные совещания, а на задачи по существу фактически не осталось времени. Еще можно понять, в какое время дня (недели, месяца…) выполняются определенные задачи, как в связи с этим стоит скорректировать свои планы и т.д.

3. Частота переключения между задачами

Своеобразной, но для многих важной, может быть информация о том, как часто мы переключаемся между различными задачами. Ведь известно, что при слишком частом переключении с одной задачи на другую, эффективность работы падает. Если это вызвано внешними «вторжениями», следует оградить себя от них. Но нередко мы и сами способствуем этому, бросаясь читать каждое новое письмо, пришедшее по электронной почте. Видя статистику о частоте переключения между задачами по периодам и задачам, можно понять, что именно следует изменить. Нужно лишь отметить, что более точной эта статистика будет в случае учета времени с мелкими интервалами либо при фиксации моментов переключения с одной задачи на другую.

Визуализация времени, уделяемого категории задач

4. Соответствие планам и соблюдение сроков

Помимо самого распределения времени по тем или иным категориям (классам), очень полезно знать, насколько это соответствует планам, как сильно действительность разошлась с ожиданиями. Это касается как распределения времени по конкретным задачам (сравнение плановых оценок и фактического времени), так и по перечисленным ранее категориям:

• Насколько мне удается сохранять баланс между работой и личной жизнью (work–life balance)?
• Не слишком ли мало я общаюсь со своими детьми?
• Успеваю ли я заниматься саморазвитием?

Диаграмма сравнения планового и фактического времени по сферам жизни

 Сравнивая план и факт, можно увидеть, чем мы занимаемся на самом деле вместо того, что планировали, и насколько эти новые дела важны. Такой анализ позволяет понять, как можно перераспределить использование своего времени, увидеть, какие для этого есть резервы, и сделать выводы о том, что в своем образе жизни стоит изменить. Это определяет корректировки в структуре задач и краткосрочных планах.

Кроме анализа продолжительности тех или иных задач, план-факт анализ можно проводить относительно времени их начала или окончания. Это позволит получить статистику по тому, насколько те или иные дела делаются позже. Если что-то делается раньше, то обычно это не настолько критично, зато все мы прекрасно знаем, к чему могут привести срывы сроков, задержки и опоздания. Соответственно, такая информация позволит не только выявить «масштабы бедствия», но мотивировать на изменения в своей жизни и спланировать их. Например:

• Зная, в каких случаях и на сколько мы опаздываем на встречу (работу, тренировку), можно понять, на сколько раньше следует выходить или выезжать.
• Если хочется ложиться спать раньше и соответственно раньше вставать, такая информация позволит отслеживать свой прогресс.

Как можно увидеть, учет времени позволяет узнать о себе удивительные вещи. Но терпеливо и аккуратно собрать данные — это лишь половина дела. Не менее, а даже более важным является их анализ. И все это вместе должно быть увязано единой целью, которую хочется достичь. Очевидно, что пройти весь процесс от постановки целей и сбора данных до их анализа и совершения изменений вручную непросто. Гораздо удобнее и эффективнее автоматизировать рутинные действия. Причем, как мы говорили в предыдущей статье, такая автоматизация (особенно по сбору данных) должна быть умеренной, чтобы не лишить себя чувства времени и его осознания.

Автоматизация анализа позволяет не только быстро агрегировать данные, но также представлять результаты в наглядной форме и даже получать уведомления об отклонении от намеченного курса. Именно такие принципы и возможности мы закладываем в нашу систему Biario. А то, какие именно цели можно будет с помощью нее достигать, ответы на какие вопросы Biario будет давать, можете определить именно вы. Напишите нам, пожалуйста, через форму обратной связи или в комментариях, какие цели и результаты учета времени для вас являются наиболее важными, и очень возможно, они появятся уже в первой версии (уже совсем скоро!).